آزالیا | Azalia

خرده‌فروشی، عمده‌فروشی و فروشگاه‌های زنجیره‌ای ۲ - ۱۰ نفر soshia.co/info

فرصت‌های شغلی ۰

استخدام منشی و مسئول دفتر (خانم)

این آگهی منقضی شده است

دسته‌بندی شغلی

مسئول دفتر، اجرائی و اداری
موقعیت مکانی

تهران ، تهران
نوع همکاری

تمام وقت
حداقل سابقه کار

سه تا شش سال
حقوق

از ۷,۰۰۰,۰۰۰ تومان

شرح موقعیت شغلی

شرایط احراز شغل منشی

تحصیلات : حداقل دیپلم
سابقه کار: حداقل 3سال سابقه

مهارت‌های منشی

مهارت‌های عمومی

پیگیری
روابط عمومی خوب
مسئولیت‌پذیری
مدیریت استرس
تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان

مهارت‌های تخصصی

تسلط بر نرم‌افزارهای Office
اصول و فنون مذاکره حضوری و تلفنی
توانایی انجام فعالیت‌های اداری
آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی

مهم‌ترین ویژگی‌های فردی منشی :

حافظه خوب و حضور ذهن
صبر و تحمل
خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه
رازداری در فعالیت‌های اداری
رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس
متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت
انعطاف‌پذیر
روابط عمومی خوب
پیگیری دستورات مسئول مافوق
پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج
آشنایی با پذیرایی و تشریفات پذیرایی

شرح وظایف منشی

مهم‌ترین مسئولیت‌ های منشی در زیر آمده است:

درك خط‌مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد/شرکت در رابطه با آن‌ها
تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی
رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق
دریافت فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه.
ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق
برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه
آماده‌سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.
ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز
آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده.
دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید.
تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل،پست،پیک و …)
کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن .
کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخ‌گویی به آن.
دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان .
شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره .
نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه ، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی
پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق .
پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع حضوری .
کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر.
تکمیل فرم گزارش و ورد و خروج ( تایم شیت) در صورت نیاز و اعلام مسئول مافوق.
پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه .
شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل ،چاپ و … جهت انجام خدمات اداری
برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
هماهنگی با تأمین‌کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی ،پیک و …
هماهنگی جهت خریدکالای اداری موردنیاز .
تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته.
دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده.
اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز ( کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی )
جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های موردنیاز مسئول مافوق.
محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه .
هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان .
محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و …
رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
رعایت موارد ایمنی در حین انجام فعالیت‌ها.
انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.
و …

معرفی شرکت

شرکت سوشیا فعالیت خود را در سال 1385 در زمینه ارائه محصولات آرایشی و گریم به صورت تخصصی با برند سوشیا آغاز کرد .توجه به رضایت مشتری و پایه ریزی اولیه شرکت براساس اصول مشتری مداری باعث گردید تا از همان ابتدا تنها به فروش اکتفا نکرده و با برداشتن گامی بلندتر، توجه خود را به مراقبت از کیفیت نیز معطوف نماید. جهت نیل به این مهم کلیه پرسنل این شرکت سعی نموده اند تا پس از ارائه هرگونه خدمات ارتباط خود را با مشتری قطع ننموده و ضمن اطمینان یافتن از رضایت تمامی مشتریان از خدمات دریافتی، همواره گوش شنوایی صدای آن ها باشند.