کارفرما هستید؟ انتشار رایگان آگهی استخدام در ۲۵ استان و ۲۶ دسته‌بندی شغلی ثبت آگهی استخدام

Jobinja | جابینجا | استخدام، آگهی استخدام، کاریابی، استخدامی جدید، بازار کار، نیازمندیها، ساخت رزومه رایگان، کار و استخدام دولتی، اشتغال، جستجوگر حرفه ای استخدام و شغل
ورود کارجو ثبت‌نام کارجو
۱

خانه هوش ایران | Iran Ai House

کامپیوتر، فناوری اطلاعات و اینترنت ۱۱ تا ۵۰ نفر Iranaihouse.ai

استخدام دستیار مدیرعامل

  • دسته‌بندی شغلی

    مسئول دفتر، اجرائی و اداری

  • موقعیت مکانی

    تهران ، تهران

  • نوع همکاری

    تمام وقت

  • حداقل سابقه کار

    مهم نیست

  • حقوق

    توافقی

شرح موقعیت شغلی

شرح وظایف دستیار مدیرعامل

دستیار مدیرعامل به‌عنوان بازوی اجرایی، پشتیبان عملیاتی و امین سازمان، مسئولیت مدیریت جامع دفتر مدیرعامل، تسهیل جریان اطلاعات میان مدیریت ارشد و واحدهای اجرایی، و پشتیبانی کامل از فرآیندهای منابع انسانی و امور اداری شرکت را بر عهده دارد. این جایگاه با هدف افزایش بهره‌وری مدیرعامل، کاهش بار اجرایی ایشان و ایجاد نظم، شفافیت و انضباط سازمانی در تمامی سطوح تعریف شده است.

با توجه به ماهیت فعالیت شرکت به‌عنوان یک آژانس روابط عمومی فول‌‌سرویس که با حجم بالای پروژه‌های همزمان، ضرب‌الاجل‌های فشرده، تیم‌های خلاق و ارتباط مستمر با مشتریان و رسانه‌ها سروکار دارد، دستیار مدیرعامل باید ضمن مدیریت دقیق تقویم، مکاتبات و جلسات مدیرعامل، محیطی منظم، انسان‌محور و قانون‌مند برای کارکنان فراهم کند؛ فرآیندهای جذب، قرارداد، رفاه و آموزش نیروی انسانی را با دقت پیگیری نماید و جریان صحیح ملزومات اجرایی، اداری و لجستیکی سازمان را تضمین کند.

این فرد با رعایت نهایت دقت، نظم و رازداری، حلقه اتصال میان مدیرعامل، کارکنان، مشتریان و همکاران برون‌سازمانی است و تضمین می‌کند که دستورات مدیریت به‌درستی به بدنه سازمان منتقل شده، مصوبات جلسات تا حصول نتیجه پیگیری می‌شوند و صدای کارکنان نیز به‌موقع به مدیریت ارشد می‌رسد.

لیست شرح وظایف دستیار مدیرعامل

1. برنامه‌ریزی اجرایی و مدیریت تقویم مدیرعامل
• تنظیم تقویم روزانه، هفتگی و ماهانه مدیرعامل بر اساس اولویت‌های ابلاغی و پروژه‌های در جریان
• فیلتر کردن تماس‌ها، ایمیل‌ها و درخواست‌های ملاقات و پاسخ به موارد غیرضروری با هماهنگی ایشان
• هماهنگی زمان و مکان جلسات با طرف‌های داخلی، مشتریان و رسانه‌ها و ارسال دعوت‌نامه رسمی
• یادآوری کارهای مهم، جلسات و موعدهای تحویل پروژه‌ها در طول روز

 2. حضور در جلسات و پیگیری مصوبات
• حضور در جلسات مدیریتی، مشتریان و جلسات داخلی واحدها به همراه یا نمایندگی از سوی مدیرعامل
• یادداشت‌برداری کامل از مباحث، مصوبات و تکالیف هر جلسه و تنظیم صورت‌جلسه دقیق برای تأیید
• پیگیری مستمر مصوبات جلسات از واحدهای مربوطه و تهیه گزارش پیشرفت برای مدیرعامل
• تهیه خلاصه‌ای از دستورالعمل‌های صادرشده در جلسات برای تسهیل اجرا در واحدها

 3. مکاتبات، بریف‌نویسی و ارتباطات مدیرعامل
• نگارش پیش‌نویس نامه‌های اداری، ایمیل‌های رسمی، بیانیه‌ها و پاسخ به مشتریان بر اساس لحن و دستور مدیرعامل
• تنظیم بریف‌های اولیه برای واحدهای اجرایی و خلاق (محتوا، هنری، رسانه) با دیکته مستقیم ایشان
• دریافت، دسته‌بندی، بایگانی و کدگذاری مکاتبات دریافتی جهت دسترسی سریع و منظم مدیرعامل
• ترجمه یا خلاصه‌سازی مکاتبات و اسناد خارجی/بین‌المللی در صورت نیاز

 4. جذب، استخدام و فرآیند ورود کارکنان
• تدوین و انتشار آگهی‌های شغلی در پلتفرم‌های کاریابی با ادبیات متناسب با برند کارفرمایی آژانس
• غربالگری اولیه رزومه‌ها و انجام مصاحبه‌های تلفنی و رفتاری برای سنجش تناسب فرهنگی
• هماهنگی مصاحبه‌های تخصصی با مدیران واحدها (خلاق، رسانه، حساب‌ها/مشتریان)
• اجرای فرآیند معارفه و آنبوردینگ نیروهای جدید و آشناسازی آن‌ها با قوانین و فرهنگ شرکت

 5. امور اداری، قراردادها و کارگزینی
• تنظیم و تمدید قراردادهای کاری، همکاری و توافق‌نامه‌های محرمانگی (NDA) برای تمامی پرسنل
• هماهنگی امور بیمه، مالیات حقوق و امور مربوط به اداره کار با همکاری واحد مالی
• ثبت و کنترل حضور و غیاب، مرخصی‌ها، مأموریت‌ها و ساعات کارکرد پرسنل
• بایگانی و به‌روزرسانی پرونده‌های پرسنلی فیزیکی و دیجیتال با رعایت اصول محرمانگی

 6. فرهنگ سازمانی، رفاه و ارتباطات داخلی
• برگزاری جلسات دوره‌ای با کارکنان برای شنیدن دغدغه‌ها و بازخوردها (گوش شنوا)
• برنامه‌ریزی و اجرای رویدادهای داخلی، جشن‌ها، تولدها و برنامه‌های تیم‌سازی
• مدیریت تعارضات و اختلافات بین کارکنان با رویکردی بی‌طرفانه و سازنده
• نظارت بر رعایت کدهای اخلاقی، پوشش حرفه‌ای و آیین‌نامه‌های داخلی در محیط کار

 7. مدیریت عملکرد و آموزش
• طراحی و اجرای سیستم ارزیابی عملکرد دوره‌ای (KPI) با هماهنگی مدیران واحدها
• جمع‌آوری نتایج ارزیابی و برگزاری جلسات بازخورد با پرسنل برای بهبود عملکرد
• شناسایی نیازهای آموزشی کارکنان و هماهنگی برای برگزاری دوره‌ها یا کارگاه‌های تخصصی
• تدوین و پیگیری برنامه توسعه فردی (IDP) برای پرسنل کلیدی و استعدادهای خلاق

 8. پشتیبانی اداری، تشریفات و تدارکات لجستیکی
• آماده‌سازی کامل فایل‌ها، ارائه‌ها، پرزنت‌های مشتری و مستندات موردنیاز برای هر جلسه یا سفر کاری
• رزرو بلیت، هتل، خودرو و هماهنگی برنامه سفرهای داخلی و خارجی مدیرعامل
• هماهنگی امور تشریفات جلسات شامل رزرو سالن، تجهیزات صوتی‌تصویری و پذیرایی متناسب
• تهیه و تأمین لوازم و ملزومات اداری، خرید اقلام ضروری و پیگیری امور دفتری جاری

 9. محرمانگی، امنیت اطلاعات و مأموریت‌های محوله
• حفاظت از اسناد محرمانه، قراردادها، اطلاعات مالی و بریف‌های مشتریان شرکت
• مدیریت سطح دسترسی به اطلاعات حساس و اطمینان از امضای تعهدنامه‌های عدم افشا
• امانت‌داری کامل در خصوص مسائل شخصی و شغلی مطرح‌شده در جلسات خصوصی
• انجام هرگونه مأموریت فوری و محوله از سوی مدیرعامل، اعم از هماهنگی بین‌بخشی یا انتقال اسناد محرمانه

معرفی شرکت

به خانه هـوش ایــران خوش اومدید!
خانه هوش ایران یک ساختار منسجم پژوهشی، آموزشی و اجرایی است که با هدف بومی‌سازی زیرساخت‌های هوش مصنوعی و تربیت نیروی انسانی متخصص فعالیت می‌کند. رویکرد استراتژیک ما، حذف فاصله میان دانش آکادمیک و نیازهای واقعی صنعت از طریق ایجاد یک زنجیره ارزش کامل است؛ زنجیره‌ای که نخبگان را از شناسایی اولیه در سطوح پایه تا هدایت پروژه‌های کلان و استراتژیک صنعتی همراهی می‌کند.

  • مهارت‌های مورد نیاز

    پیگیری امور امور اداری دستیاری مدیریت Microsoft Office مکاتبات اداری

  • جنسیت

    مهم نیست

  • وضعیت نظام وظیفه

    مهم‌ نیست

  • حداقل مدرک تحصیلی

    مهم نیست

مشاغل مشابه
اطلاع‌رسانی از طریق ایمیل

چه موردی را می‌خواهید گزارش کنید؟

از اینجا شروع کنید
اشتراک‌گذاری فرصت شغلی
https://jobinja.ir/1500644 بستن

در شغل بهتری استخدام شوید! رایگان!

  • جستجو و ارسال رزومه به آگهی‌های استخدام بیش از ۱۰۰,۰۰۰ شرکت ایرانی
  • رزومه‌ساز رایگان
  • دریافت فرصت‌های شغلی جدید مرتبط از طریق ایمیل (Job Alert)
  • شناخت محیط کار و فرهنگ سازمانی شرکت‌های در حال استخدام
نمی‌خواهم دنبال فرصت جدیدی بگردم
image/svg+xml