مسئول دفتر مدیرعامل نقش حیاتی در حمایت از مدیرعامل ایفا میکند و از طریق ارائه کمکهای جامع اداری و استراتژیک به او کمک میکند. این موقعیت به فردی پیشرو با مهارتهای برجسته در سازماندهی، ارتباطات و حل مسئله نیاز دارد. مسئول دفتر مدیرعامل با اطلاعات حساس با نهایت محرمانگی و حرفهای برخورد میکند و از عملکرد کارآمد دفتر اجرایی اطمینان حاصل میکند.
مسئولیتهای کلیدی: پشتیبانی اداری:
مدیریت و نگهداری تقویم مدیرعامل، شامل برنامهریزی قرارها، جلسات و ترتیبات سفر.
تهیه و ویرایش مکاتبات، ارتباطات، ارائهها و سایر مستندات.
سازماندهی و هماهنگی جلسات، کنفرانسها و رویدادهای ویژه.
مدیریت ارتباطات:
خدمت به عنوان نقطه تماس اصلی بین مدیرعامل و ذینفعان داخلی/خارجی.
بررسی و اولویتبندی تماسهای تلفنی، ایمیلها و سایر ارتباطات.
نوشتن و مدیریت ارتباطات به نمایندگی از مدیرعامل.
مدیریت پروژه :
کمک در برنامهریزی و اجرای پروژهها و ابتکارات استراتژیک.
پیگیری پیشرفت پروژه و اطمینان از رسیدن به ضربالاجلها.
تهیه گزارشها، خلاصهها و ارائهها برای بررسی اجرایی.
تحقیق و تحلیل:
انجام تحقیقات در موضوعات مختلف به درخواست مدیرعامل.
تحلیل دادهها و ارائه بینشها برای پشتیبانی از تصمیمگیری.
تهیه مطالب بریفینگ برای جلسات و ارائهها.
مدیریت روابط:
ساخت و نگهداری روابط قوی با ذینفعان کلیدی، داخلی و خارجی.
هماهنگی و تسهیل ارتباطات بین مدیرعامل و اعضای تیم اجرایی.
نمایندگی مدیرعامل در جلسات در صورت لزوم.
مدیریت دفتر:
نظارت بر عملیات روزانه دفتر اجرایی.
اطمینان از تامین و نگهداری منابع و ملزومات دفتر.
پیادهسازی و نگهداری رویهها و سیستمهای اداری.
صلاحیتها:
تحصیلات: مدرک کارشناسی در مدیریت بازرگانی، مدیریت یا رشتههای مرتبط. مدرک کارشناسی ارشد مزیت محسوب میشود. تجربه: حداقل ۵ سال تجربه در نقش دستیار اجرایی یا مسئول دفتر و یا مشابه، ترجیحاً در محیطهای شرکتی. مهارتها:
تواناییهای استثنایی در سازماندهی و مدیریت زمان.
مهارتهای قوی در ارتباطات نوشتاری و گفتاری.
تسلط به مجموعه Microsoft Office (ورد، اکسل، پاورپوینت، اوتلوک).
توانایی برخورد با اطلاعات محرمانه با دقت.
مهارتهای قوی در حل مسئله و توجه به جزئیات.
توانایی کار مستقل و به عنوان بخشی از تیم.
مهارتهای چند وظیفهای و اولویتبندی در محیطی سریع.
شایستگیهای کلیدی:
رویکرد پیشرو: توانایی پیشبینی نیازها و اقدام به ابتکار. مهارتهای بین فردی: توانایی قوی در تعامل با سطوح مختلف ذینفعان. انعطافپذیری: انعطاف در مدیریت اولویتهای متغیر و تطبیق با چالشهای جدید. حرفهایگری: حفظ سطح بالای حرفهایگری و استانداردهای اخلاقی. توجه به جزئیات: اطمینان از دقت و کامل بودن در تمامی وظایف.
معرفی شرکت
شرکت سامانه کسب و کار فناوری تجارت شایان (ازشرکتهای زیرمجموعه بانک تجارت)، با رسالت بهبود فضای کسب و کار کشور در حوزه ارائه خدمات مالی و بانکی نوین (مانند SCF و EIPP) به کسب و کارها و بنگاه های تجاری در یک شبکه B2B تاسیس شده است.
در بعد کسبوکار، رهیافتهای تجارت شایان مبتنی بر روندهای جهانی و با تکیه بر بهترین تجارب جهانی میباشد. مشتریان، شرکای تجاری ما هستند و منفعت ما درگرو منفعت ایشان است و با ایجاد پلتفرمهای دیجیتالی خدمات بنگاه به بنگاه و اتصال مشتریان به این پلتفرمها، سعی بر فراهم آوردن بهترین خدمات مالی وبانکی برای آنها را داریم.
در بعد فناوری و مديريت، ابزارها، فناوریها و متدولوژیهای بهروز و کارآمد را متناسب با ماهيت و نيازمندیهای شرکت به کار گرفتهايم.
بزرگترین سرمایه ما حضور نیروی انسانی با اخلاق، ارزش آفرین، خلاق و با دانش به روز در تمام بخش های سازمان میباشد که ما را در اين مسير یاری مینمایند.
توسعه همه جانبه ی قابليتهای نیروی انسانی مهمترین رسالت سازمانی ما برای حفظ سرمایه های انسانی سازمان می باشد.
مهارتهای مورد نیاز
امور دفتریپیگیری امورMicrosoft Office پاسخگویی به تلفن