ایجاد اولین تجربه حرفهای بیمار از کلینیک، پاسخگویی صحیح به تماسها و مراجعات، ثبت دقیق اطلاعات، نوبتدهی درست و هدایت بیمار در مسیر تعریفشده کلینیک.
شرح وظایف
* پاسخگویی حرفهای و محترمانه به تماسهای ورودی
* رعایت استاندارد مکالمه و اسکریپتهای ارتباط با بیمار
* شناخت اولیه خدمات کلینیک و ارائه توضیح صحیح و قابل فهم
* کشف نیاز بیمار و هدایت مکالمه به سمت اقدام مناسب
* ثبت دقیق و کامل لیدهای ورودی
* تبدیل تماسهای واجد شرایط به نوبت معاینه در صورت امکان
* ثبت صحیح نوبت از نظر پزشک، تاریخ، ساعت، نوع مراجعه و مدت موردنیاز
* مدیریت تغییر، جابهجایی، لغو و عدم مراجعه بیماران
* انجام تماسهای یادآوری طبق فرآیند کلینیک* ثبت نتیجه تماسها و پیگیریها
* پذیرش حضوری بیمار و ثبت زمان ورود
* مدیریت صف و انتظار بیماران
* اطلاعرسانی مناسب در صورت تأخیر یا تغییر برنامه
* تحویل صحیح بیمار به بخش درمان یا مشاور درمان
* هماهنگی با دستیاران، مشاور درمان، صندوق و سایر بخشها
* ثبت و انتقال مسائل باز در زمان تحویل شیفت
* رعایت استانداردهای رفتاری، پوشش و ادبیات حرفهای* ثبت دقیق دادهها در فرمها و Google Sheetهای مربوطه
* شرکت در آموزشها و ارزیابیهای دورهای کلینیک
* اصلاح عملکرد بر اساس بازخورد و نتایج ارزیابیها
* حفظ محرمانگی اطلاعات بیماران
شاخصهای ارزیابی عملکرد پذیرش
* کیفیت پاسخگویی به تماس
* رعایت اسکریپت مکالمه* صحت ثبت لید
* صحت نوبتدهی
* نرخ تبدیل تماس واجد شرایط به نوبت* انجام صحیح Reminder
* مدیریت No-Show و لغوها
* کامل بودن ثبت اطلاعات
* کیفیت تحویل شیفت
* مدیریت تجربه حضوری بیمار
* دقت و تمرکز در ساعات شلوغ
* میزان بهبود عملکرد بعد از آموزش و بازخورد
شرایط احراز
* فن بیان خوب و صدای مناسب برای ارتباط تلفنی* ادبیات حرفهای و محترمانه
* توانایی برقراری ارتباط مؤثر با بیمار
* صبر و کنترل هیجان در تماس با بیمار ناراضی یا مضطرب
* توانایی کار همزمان با تلفن، سیستم و مراجعه حضوری
* دقت بالا در ثبت اطلاعات
* توانایی یادگیری اسکریپتها و دستورالعملها
* توانایی کار با کامپیوتر و Google Sheets
* مسئولیتپذیری و پیگیری مناسب
* توانایی کار تیمی* ظاهر و رفتار حرفهای
* ترجیحاً دارای سابقه پذیرش در کلینیک یا مراکز درمانی
* آمادگی برای شرکت در آموزش و ارزیابی منظم
ویژگی شخصیتی موردنظر
برای این جایگاه، لحن، شخصیت ارتباطی و آموزشپذیری بهاندازه سابقه کاری اهمیت دارد. فرد باید بتواند حرفهای، آرام، دقیق و با اعتمادبهنفس صحبت کند و از اجرای اسکریپت و استانداردهای ارتباطی استقبال کند.