عنوان شغل: مسئول دفتر
مدیر مستقیم : مدیر واحد
بخش / واحد مدیریت عامل خانم
جنسيت: خانم
سن : بین ٢٥ الي ٣٥ سال
تحصیلات: حداقل لیسانس ترجیحاً رشته های مرتبط مدیریتی و يا صنايع
وضعیت تاهل: ترجیحا مجرد
شرایط کاری
مکان فعالیت : تهران
محل دفتر کاری: میدان آرژانتین
حقوق حقوق پایه : وزارت کار + حق مسکن + بن کارگری + فوق العاده جذب + پاداش + اضافه کاری + بهره وری 3 ماهه با توجه به عملکرد
ساعت کاری رسمي: ساعت کاری شنبه تا چهارشنبه از 8:30 الی 17:00 ( اضافه کاری در صورت نیاز)
پنجشنبه ها 8:30 الی 13:00 ( اضافه کاری در صورت نیاز)
اضافه كاري: اجباري در صورت لزوم دارد
ضامن معتبر: نیاز دارد
مبلغ سفته: 30 میلیون
محیط کاری: متفاوت ، جذاب و یادگیرنده ، برنامه ریزی مسیر پیشرفت شغلی
امتیاز : دارا بودن مدرک کارشناسی در رشتهی صنایع ، مدیریت کسبوکار یا مدیریت امتیاز محسوب میشود
وظایف و مسئولیت ها:
امور اداری
آشنایی با امور اداری، تشریفات و پروتکل های یک مسئول دفتر مدیر عامل
تهیه و پیگیری مکاتبات درون سازمانی
تهیه و پیگیری مکاتبات برون سازمانی
دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه ها، فکس های واحد به گیرندگان مرتبط
بایگانی نامه های وارده و صادره
ثبت و بایگانی کلیه مستندات و تهیه ی نسخه پشتیبان از فایلهای رایانهای در فواصل منظم
آشنا با اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی
رسیدگی به موقع به موارد اداری و کارگزینی
تنظیم ، هماهنگی و ثبت وقت ملاقات و جلسات
پیگیری و پرداخت فاکتورها، هزینه ها و تنخواه ها
تهیه و پیگیری وسایل نقلیه برای کارشناسان و مدیران جهت تردد
تهیه و پیگیری بلیط و محل اقامت برای کارشناسان و مدیران
جمع آوری برگه های مربوط به مرخصی، ساعت ورود و خروج و اضافه کاری کارکنان بخش در صورت لزوم
دریافت گزارش کارکرد پرسنل از واحد منابع انسانی بیستم هر ماه جهت کنترل و بروزرسانی و اعلام آن به مدیر واحد
نگهداری و بایگانی تمامی فرم های مربوط به منابع انسانی
پیگیری به موقع امور اداری و دسترسی های لازم برای پرسنل جدید
ابلاغ دستورات صادر شده توسط مدیرعامل و پیگیری چگونگی انجام آنها
امور دفتری
ثبت و پیگیری درخواستهای کالا از انبار
تحویل کالا از انبار و توزیع کالاهای دریافت شده به درخواست دهندگان
حضور در جلسات تعیین شده از طرف مدیر واحد و تنظیم صورتجلسه
حفظ ارتباط کامل با مدیر واحد و سایر بخش های شرکت
تهیه گزارشات درخواست شده از طرف مدیر واحد
تهیه ، تنظیم ، کنترل و ثبت قراردادها و صورت جلسات هیات مدیره
شرکت در کلیه دوره های آموزشی اعلام شده از سوی مدیر واحد
پاسخگویی به تلفن های دفتر و هدایت تلفن ها به فرد مناسب
انتقال تماس های مشترکین به بخش های مربوطه بر اساس دستورالعمل « ضوابط انتقال تماس تلفنی »
بررسی و انتقال اشکالات و موارد خاص به مدیر واحد و پیگیری این موارد تا بر طرف شدن کامل آن
نگهداری مستندات و پیام های کاغذی و الکترونیکی
دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
پاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان
تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آنها
سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت و حتی سلیقه مدیریت
رسیدگی و اجرای کلیه مواردی که از جانب مدیر مافوق ارجاع می شود
تحصیلات و تجربیات
دارای مدرک کارشناسی در یکی از رشته های صنایع ، حسابداری، علوم انسانی، مدیریت و روابط عمومی
حداقل 4 سال سابقهی کار بهعنوان دستیار اجرایی یا شخصی یا منشی سمتهایی همچون معاون، مدیر، مسئول ارشد و غیره
آشنایی با مفاهیم مشتری مداری
آشنا به کار با کامپیوتر، اینترنت، نرم افزارهای Office و سایر برنامه های نرم افزاری دفتری
قابلیت تایپ ده انگشتی ( فارسی - انگلیسی )
آشنایی به زبان انگلیسی در حد متوسط بخصوص در مکالمه
تسلط به ایمیل و شبکه های اجتماعی
آشنایی اولیه با مفاهیم مالی و حسابداری
مهارت بالا در کار با ابزارهای مدیریت پروژه، ابزارهای فعالیت مشترک و فضاهای ابری
دانش خوب در مفاهیم حسابداری و بیمه
آشنایی با امور مالیاتی و حقوقی و ثبتی
آشنایی با امکانات گوگل
توانایی کار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری