کارگزاری بیمه پرتو گستر برین | Parto Gostare Barin

بیمه ۱۱ تا ۵۰ نفر www.parto-gb.com

فرصت‌های شغلی ۱

استخدام مسئول دفتر مدیرعامل(خانم)

دسته‌بندی شغلی

مسئول دفتر، اجرائی و اداری
موقعیت مکانی

تهران ، تهران
نوع همکاری

تمام وقت
حداقل سابقه کار

سه تا شش سال
حقوق

توافقی

شرح موقعیت شغلی

ثبت نامه های دریافتی و ارسالی شرکت و کنترل ضمائم مربوطه در دبیرخانه اتوماسیون اداری
اطلاع از دستورالعمل ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت ها
پاسخ گویی به تلفن متقاضیان
ثبت تماس های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
تماس با مراجعین ، کارکنان و مدیران سایر واحد
ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان بر اساس سلسله مراتب سازمانی مطابق چارت سازمانی
یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات ها به مدیر مربوطه
برنامه ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
برنامه ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه ریزی شده
دریافت و ارسال ایمیل های مرتبط با فعالیت های کاری
تدوین گزارش های مورد نیاز و ارائه به مدیر مافوق
تنظیم پیش نویس نامه های صادره طبق دستور مافوق
اخذ تاییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
دریافت نامه های درون سازمانی و نامه های وارده از برون سازمان
ثبت و نگهداری نامه ها در دبیرخانه اداری
دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه ها، دورنگاری های واحد به گیرندگان مرتبط
کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر
پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
پاسخ گویی به ارباب و رجوع به صورت حضوری
برنامه ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و ماموریت های مدیر مافوق(نظر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و ...)
ثبت مراجعات حضوری ارباب رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق
هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده
جمع آوری اطلاعات جهت آماده سازی گزارش موردنیاز مدیر مافوق.
درخواست خرید کالای موردنیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.
درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف عدم انطباق های بالفعل و بالقوه
انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق
هماهنگی با تحصیلداران جهت ارسال و دریافت به موقع مدارک و اسناد برای بیمه گذاران و بیمه گران