مبتکرین ایده صنعت کسب و کار اکسین | Oxin

تولید و صنایع ۲ - ۱۰ نفر info@oxincogroup.com

فرصت‌های شغلی ۳

استخدام منشی و مسئول دفتر(خانم)

دسته‌بندی شغلی

مسئول دفتر، اجرائی و اداری
موقعیت مکانی

تهران ، تهران
نوع همکاری

تمام وقت
حداقل سابقه کار

سه تا شش سال
حقوق

توافقی

شرح موقعیت شغلی

شرح وظایف منشی

1- درک خط ‌مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد/شرکت در رابطه با آن‌ها

2- تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی

3- رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها

4- پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق

5- دریافت فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه.

6- ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق

7- برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن

8- یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه

9- آماده‌سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.

10- ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز

11- آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده.

12- دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.

13- تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید.

14- تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.

15- ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل،پست،پیک و …)

16- کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن .

17- کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخ‌گویی به آن.

18- دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان .

19- شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره .

20- نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه ، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی

21- پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق .

22- پاسخ‌گویی به ارباب رجوع حضوری .

23- کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر.

24- تکمیل فرم گزارش ورود و خروج ( تایم شیت) در صورت نیاز و اعلام مسئول مافوق.

25- پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه .

26- شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل ،چاپ و … جهت انجام خدمات اداری

27- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )

28- هماهنگی با تأمین‌کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی ،پیک و …

29- هماهنگی جهت خریدکالای اداری موردنیاز .

30- تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.

31- پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته.

32- دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده.

33- اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده

34- تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز ( کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی )

35- جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های موردنیاز مسئول مافوق.

36- محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه .

37- هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان .

38- محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و …

39- رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار

40- رعایت موارد ایمنی در حین انجام فعالیت‌ها.

معرفی شرکت

بازرگانی در بخش صنعت معدن - خرید فروش - صادرات واردات - تآمین مواد اولیه کارخانجات صنعتی و قطعات - نماینده هلدینگ شهید قندی در بخش فروش سیم و کابل نوری و .. - خرید و فروش سنگ آهن گندله آهن اسفنجی کنسانتره بریکت سرد و گرم میلگرد شمش و .. محصولات پتروشیمی