مه فخر آسانکار | Mehfakhr Asankar

واردات و صادرات ۱۱ تا ۵۰ نفر www.hyundaielevator.ir

فرصت‌های شغلی ۲

استخدام مسئول دفتر مدیرعامل (خانم)

دسته‌بندی شغلی

مسئول دفتر، اجرائی و اداری
موقعیت مکانی

تهران ، تهران
نوع همکاری

تمام وقت
حداقل سابقه کار

سه تا شش سال
حقوق

توافقی

شرح موقعیت شغلی

شرح شغل: این شغل در شرکت‌ از اعضای مهم تیم مدیریتی سازمان است که وظیفه برقراری ارتباط بین مدیران و کارمندان، هماهنگی امور اداری و پشتیبانی فعالیت‌های سازمان را بر عهده دارد.
· مدیریت تمام کارهای مدیریت عامل و معاونت بازرگانی و ارتباطات بیرون و داخل مجموعه ایشان.
رسیدگی به موضوعات به صورت ویژه و جزئی تر.
تحقق برنامه‌ریزی‌های مدیریت عامل و معاونت بازرگانی با پیگیری مؤثر اهداف مشخص شده توسط مدیران.
بهبود ارتباط واحد مدیریت در ارتباط با سایر واحدها.
تنظیم برنامه روزانه مدیریت عامل و معاونت بازرگانی، توانایی تنظیم جلسه‌ها، نامه‌نگاری، تنظیم انواع گزارش‌ها از فعالیت‌های مختلف و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری.
برگزاری جلسات و مدیریت پایگاه‌های داده، برگزاری رویدادها و کنفرانس‌های شرکت، رسیدگی به مکاتبات، شکایات و پرس و جوها و تهیه نامه‌ها، ارائه‌ها و گزارش‌ها.
مسئولیت ها: مسئولیت هایی که به منظور استخدام مسئول دفتر مدیرعامل و معاونت ها به او واگذار می گردد شامل موارد ذیل می باشد:
1. نظارت اداری 2. نظارت بر منابع انسانی 3. ارتباطات مؤثر با مشتریان و سازمان‌ها 4. مدیریت مالیداخلی سازمان و بررسی و کنترل موارد تاثیرگذار بر منابع و هزینه های دفتر 5. سفارش لوازم اداری و کنترل موجودی اقلام مصرفی اداری به صورت مستمر 6. پشتیبانی فناوری و فناوری اطلاعات ( ادمین نرم افزار های مختلف موجود در شرکت ) 7. برنامه ریزی جلسات و مدیریت زمان 8. مدیریت پرسنل ( ورود و خروج و ... ) 9.ضبط تماس‌های دریافتی و گزارش به مدیریت عامل و معاونت بازرگانی 10.تماس با کارکنان، مدیران سایر واحدها و مشتریان 11.پاسخگویی حضوری و غیر حضوری به مشتریان و بخش‌بندی و ابلاغ تماس های ورودی مشتریان به همکاران واحد فروش. 12. ثبت نامه‌ها، ایمیل‌ها و دورنگارهای دریافتی، بررسی، توزیع و و ارسالی شرکت و کنترل پیوست‌های مربوطه و تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیریت عامل و معاونت بازرگانی و اخذ تأییدیه محتوای نامه ایشان 13.طبق دستور مدیریت عامل و معاونت بازرگانی. 14.ارسال مکاتبات ومدارک صادره از سوی شرکت به واحدها، شرکت‌های تابعه و ادارات مربوطه 15.دریافت گزارش‌ها و مکاتبات تایپ شده، کنترل پیوست‌ها، ارائه به مدیریت عامل و معاونت بازرگانی و اخذ امضا از ایشان. 16. آرشیو کلیه اسناد، پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها در یک آرشیو اختصاصی و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه. 17. کنترل ورود وخروج به دفتر مدیریت عامل و معاونت بازرگانی 18.برنامه ریزی وهماهنگی جلسات داخل و خارج سازمان و یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه. 19.برنامه ریزی وهماهنگی سفرها و مأموریت‌های کاری 20. ابلاغ دستورات و پیام‌های مدیریت عامل و معاونت بازرگانی به پرسنل و سایر بخش‌های سازمان 21. ارائه گزارش روزانه به مدیرعامل در خصوص رویدادهای مهم سازمان 22. رصد، پیگیری وکنترل تماس ها، جلسات 23.حل مشکلات، تعارضات واختلافات احتمالی به‌وجود آمده در موضوعات داخلی دفتر و اداری با دیگر شرکت های موجود در واحد. 24. تعریف و تدوین فرم‌ها و رویه‌‌های ارتباطی داخلی و خارجی شرکت با تایید مدیریت عامل یا معاونت بازرگانی 25. تعریف و تدوین قالب گزارشات و زمان‌بندی ارسال گزارشات برای هیئت مدیره 26. ارائه‌ی پیشنهادات جهت تسهیل انجام کارها و فعالیت ها در شرکت 27.بررسی و ارائه پیشنهاد جهت حل خطاها و مشکلات داخلی دفتر برای جلوگیری از تکرار این اشتباهات 28. ثبت دروس آموخته و فایل های مدیریت پروژه ها و اشتراک گذاری ( مدیریت دانش ) 29.هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده 30.شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره 31. پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه 32.هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده 33.شناسایی تأمین‌کنندگان حمل و نقل ( پیک موتوری و ... ) 34.جمع‌اوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش مورد نیاز مدیریت عامل و معاونت بازرگانی 35.درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف کردن مطابقت نداشتن‌های بالفعل و بالقوه
شرایط احراز عمومی: تحصیلات: کاردانی، کارشناسی و یا کارشناسی ارشد در رشته‌های مختلف
2. مسلط به زبان انگلیسی ( خواندن، نوشتن )
3. تیپ‌های شخصیتی برون‌گرا و کنترل‌گر و ملاحظه ‌کننده
4. توانایی برنامه‌ریزی و گزارش ‌دهی فرد محور و داده ‌محور
5. مهارت بالا در نگارش و برقراری ارتباط کلامی
6. مهارت ارتباط بین‌فردی بالا و تونایی انجام چند کار همزمان
7. قدرت حل مسئله و تصمیم گیری
8. توانایی اولویت بندی کارها و مدیریت کارآمد زمان.
9. انعطاف پذیری برای انطباق با اولویت‌ها و موقعیت‌های در حال تغییر.
10. دقت در انجام وظایف و مدیریت سوابق.
11. آشنایی با فرآیندهای منابع انسانی، از جمله استخدام و روابط کارکنان.
12. آشنایی با قوانین و مقررات استخدامی.
13. مهارت در استفاده از نرم افزار Microsoft Office، اتوماسیون پیوست، CRM و ...
14. مهارت‌های اولیه IT برای رسیدگی به مسائل فنی یا هماهنگی پشتیبانی IT.
15. ایجاد یک محیط کاری مثبت و مشارکتی
16. حفظ محرمانه بودن اطلاعات حساس و استفاده از آن‌ها با مسئولیت پذیری
17. ایجاد و حفظ روابط حرفه‌ای با مشتریان، فروشندگان، و مخاطبین صنعت.
توضیحات: نقش تعاملی، با سطح بالایی از تعامل با سایر افراد سازمان. نیاز به مهارت‌های رهبری بسیار بالا و روابط بین‌فردی قوی. 1. تمام ‌وقت و هیبرید 2. نیاز به در دسترس بودن خارج از تایم کاری در مواقع بحرانی