آوای جهانبین پارسیان | Avaye Jahanbin Parsian

نفت و گاز ۵۰۱ تا ۱۰۰۰ نفر ajp-co.com

فرصت‌های شغلی ۰

استخدام مسئول دفتر مدیر عامل (خانم)

این آگهی منقضی شده است

دسته‌بندی شغلی

مسئول دفتر، اجرائی و اداری
موقعیت مکانی

تهران ، تهران
نوع همکاری

تمام وقت
حداقل سابقه کار

بیش از شش سال
حقوق

توافقی

شرح موقعیت شغلی

مسئول دفتر مدیر عامل
خانم موجه و آراسته جهت کار در شرکت فعال در زمینه نفت و گاز و پتروشیمی
حداکثر سن 35 سال
کار به صورت تمام وقت
شرکت واقع در تهران، حوالی پونک
دانش، مهارت‌ها و خصوصيات اخلاقي مورد نياز جهت احراز شغل:

1- آشنايي با رويه‌ها و سيستم‌هاي اداري و دفتري، مديريت اسناد و بايگاني

2- آشنايي با نرم افزارهاي اداري

3- آشنايي با اصول نامه نگاري و آيين نگارش

4- تواناي تند نويسي با كيبورد

5- توانايي درك و مكالمه زبان انگليسي

6- قابل اعتماد بودن و مسئوليت پذيري و پيروي از دستورها

7- دقيق بودن و توجه به جزييات در حين انجام كار

8- اتكا به خود و انجام وظايف بدون نياز به سرپرستي دائم

9- درستكاري و صداقت در انجام كارها

10- حفظ آرامش و كنترل احساسات و خشم، و پرهيز از رفتارهاي نسنجيده و تهاجمي در هر شرايطي

11- انتقاد پذيري و تحمل شرايط دشوار

12- توانايي در شنيدن و توجه به سخنان ديگران و درك نكات آن‌ها

13- توانايي در صحبت كردن و برقراري ارتباط موثر با ساير افراد

شرح مسئولیتها :

1- تنظیم برنامه هاي مدير مربوطه شامل تعیین وقت جلسات داخل و خارج شرکت ، ملاقاتها ، بازدیدها ، پیگیری و اطلاع هرگونه تغییر و تاخیر به مدعوین ، اطلاع اوقات برنامه ها به ایشان قبل از شروع .

2- دریافت مکاتبات ، فاکسها ، نامه ها و پیامهای محرمانه و فوری ، ثبت آنها در دفاتر مخصوص و ارائه به مدير مربوطه

3- تهیه نامه ها تحت نظر مدير مربوطه و اخذ تاييد ايشان

4- قرائت دستورات حاشیه نامه ها و فاکسها و ارسال آنها برای مدیریتهای ذیربط جهت بررسی و اقدام .

5- تایپ نامه ها ، فاکسها ، گزارشات فوری ، جداول مورد نیاز ایشان ، سپس اخذ تائیدیه از ایشان و ارسال آنها توسط پست شرکت یا پیک و آژانس بر حسب فوریت آنها .

6- برقراری ارتباط تلفنی مدير مربوطه با طرفهای مذاکره در تهران ، شهرستانها و کشورهای خارجی ، گرفتن شماره تلفن های مورد نیاز از اطلاعات تلفن مخابرات یا سایر منابع بمنظور تسریع در ارتباطات ایشان .

7- تهیه لیست بر حسب الفبا از شماره تلفن های داخلی ، شرکتها ، موسسات ، وزارتخانه ها ، پیمانکاران و سایر مراجعین به ایشان ، حتی الامکان همراه با آدرسهای آنان جهت تماسهای تلفنی ایشان .

8- جوابگویی به مراجعین تلفنی و حضوری ، راهنمایی آنان و پرسش مشکلات آنان و دادن وقت ملاقات بر حسب فوریت کار آنان یا اطلاع پیامهای شفاهی به ایشان .

9- تهیه پرونده و بایگانی مورد نیاز و نگهداری سوابق محرمانه و اطلاعات ضروری در آنها یا نگهداری سوابق در کامپیوتر و محرمانه نگهداشتن کدهای ذیربط و بروز نگهداری پرونده ها و اطلاعات .

10- پیگیری مسافرت های داخل و خارجی ایشان و همراهان و حصول اطمینان از تهیه بموقع بلیط ، رزرو جا در هتل ، ترتیب وسیله نقلیه مناسب ، آماده نمودن مدارک و اسناد مورد نیاز ، آماده بودن پاسپورت و غیره .

11- ترتیب پذیرایی از میهمانان و جلسات ایشان و تهیه گل و شیرینی ، میوه و انجام تشریفات معموله و کنترل مراحل و تکمیل بودن موارد فوق از طریق خدمات اداری یا روابط

12- تهیه و تنظیم آمار ، گزارشات لازم هفتگی و ماهیانه از خلاصه اقدامات انجام شده در دفاتر ایشان همراه با ذکر کمبودها و نواقص احتمالی و اقدامات انجام شده بمنظور رفع آنها .

13- انعکاس دستورات شفاهی ایشان به امور اداری ، امور مالی ، روابط عمومی و سایر واحدهای فنی و مهندسی و خدماتی و اطلاع جوابیه در صورت لزوم به ایشان .

14- درخواست ملزومات اداری و نوشت افزاری خود و مدیر مربوطه به انبار .

15- اجرای سیستم مدیریت یکپارچه شرکت و به روز نگهداری فهرست سوابق کیفی

ساعات کاری:
از 08:00 صبح الی 17:00 عصر

مزایا:
بیمه تامین اجتماعی
بیمه تکمیلی
ناهار
اضافه کاری
عیدی
پاداش پایان سال

معرفی شرکت

شرکت فعال در زمینه پیمانکاری نگهداری خطوط لوله و تاسیسات نفت و گاز و پتروشیمی در چندین نقطه از کشور

مهارت‌های مورد نیاز

امور اداری Microsoft Office مکاتبات اداری پیگیری امور پاسخگویی به تلفن هماهنگی جلسات امور دفتری
جنسیت

زن
حداقل مدرک تحصیلی

کارشناسی