مسئول دفتر مسئولیت سازماندهی و هماهنگی فعالیتهای اداری روزانه شرکت را بر عهده دارد. این نقش حیاتی در حفظ کارایی دفتر، مدیریت ارتباطات و حمایت از تیم برای انجام امور جاری شرکت ایفا میکند.
وظایف و مسئولیتها:
مدیریت امور دفتری و اداری:
نظم و سازماندهی محیط کار و اطمینان از عملکرد صحیح تجهیزات اداری.
مدیریت ورود و خروج مکاتبات، نامهها، فکسها و ایمیلها.
بایگانی اسناد و مدارک به صورت منظم و قابل دسترس (فیزیکی و دیجیتال).
تامین و کنترل موجودی لوازم و تجهیزات اداری و سفارشگذاری در صورت نیاز.
مدیریت ارتباطات:
پاسخگویی حرفهای به تلفنها، هدایت تماسها به بخشهای مربوطه و ارائه اطلاعات اولیه.
تنظیم و هماهنگی جلسات داخلی و خارجی، رزرو اتاق جلسات و تهیه صورتجلسات.
خوشآمدگویی و راهنمایی مراجعین و مهمانان شرکت.
مدیریت و پیگیری مکاتبات با نهادهای دولتی و سازمانهای مرتبط.
پشتیبانی از مدیریت و تیم:
برنامهریزی، هماهنگی و پیگیری امور مربوط به سفرهای مدیران (رزرو بلیط و اقامت).
تهیه گزارشات ساده اداری و خلاصهسازی اطلاعات در صورت نیاز.
وظایف خاص مرتبط با حوزه مالی (در صورت لزوم و با هماهنگی بخش مالی):
هزینههای جاری دفتر.
صلاحیتها و توانمندیها:
تحصیلات: حداقل مدرک کارشناسی
تجربه: سابقه کار مرتبط به عنوان مسئول دفتر یا منشی حداقل به مدت 2 سال
مهارتها:
تسلط کامل به نرمافزارهای Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
توانایی بالا در سازماندهی و مدیریت زمان.
دقت و توجه به جزئیات.
فن بیان قوی، روابط عمومی بالا و خوشبرخورد.
رازداری و امانتداری در حفظ اطلاعات محرمانه.
توانایی کار تیمی و حل مسئله.
"در آرین تدبیر، ما به کار تیمی و محیطی پویا و دوستانه اعتقاد داریم. اینجا فقط یک دفتر نیست، بلکه خانهای دوم است که با هم برای رسیدن به اهداف بزرگ تلاش میکنیم ما به استقلال عمل و مسئولیتپذیری اعتقاد داریم. میدانیم که شما به عنوان مسئول دفتر، نبض اداری شرکت را در دست خواهید داشت و بسیاری از امور روزمره به حضور و مدیریت فعال شما بستگی دارد. و زمانی که نیاز به هماهنگی با سایر بخشها دارند، همیشه مسیر برای مشورت و هماهنگی با مدیریت باز است. ما اینجا هستیم که از شما حمایت کنیم و در صورت نیاز، راهنماییهای لازم را ارائه دهیم. هدف ما این است که شما در نقش خود احساس راحتی، قدرت و کارایی داشته باشید و بدانید که همیشه یک تیم پشتیبان کنار شماست.
هلدینگ مدیریت سرمایه آرین تدبیر، بازوی راهبردی مالی گروه صنعتی گلرنگ، با مأموریت ایجاد یک اکوسیستم مالی هوشمند، یکپارچه و شفاف فعالیت میکند. هدف غایی این هلدینگ، نهتنها تسهیل مسیر رشد پایدار و خلق ارزش افزوده برای شرکتهای گروه گلرنگ است، بلکه توسعه خدمات مالی نوین، تخصصی و قابلدسترس برای عموم جامعه، اشخاص حقیقی و کسبوکارهای سراسر کشور نیز در دستور کار قرار دارد. این مجموعه با تکیه بر تخصص، نوآوری و انضباط مالی، در تلاش است به یکی از قطبهای تأثیرگذار صنعت مالی ایران تبدیل شود.
مهارتهای مورد نیاز
امور اداریپیگیری امورMicrosoft Office مکاتبات اداریپاسخگویی به تلفنهماهنگی جلساتامور دفتریMicrosoft ExcelMicrosoft Word