استخدام مسئول دفتر مدیرعامل (خانم)

شرح وظایف:
·       اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
·       پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
·       ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
·       تماس با مراجعین، و مسئولین سایر واحدها.
·       ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان  بر اساس سلسه مراتب سازمانی
·       یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مافوق
·       برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی با همکاران
·       برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
·       هماهنگی برگزاری جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
·       دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
·       تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق.
·       تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق .
·       اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
·       دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان .
·       شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره .
·       نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری
·       دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
·       کنترل موجودی اقلام مصرفی ستاد به‌صورت مستمر
·       پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به‌صورت حضوری .
·       هماهنگی کلیه پیگیری های شعب و ارجاع آن به واحدهای ستادی
·       برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیرمافوق
·       ثبت مراجعات حضوری ارباب رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق .
·       هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص‌شده
·       شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل، چاپ و …
·       هماهنگی با تأمین‌کننده جهت دریافت خدمات نظیر آژانس هواپیمایی و …
·       ثبت گزارش‌های تنخواه و اعلام به مدیر مافوق.
·       محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
·       درخواست خرید کالای موردنیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
·       ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت‌های واحد.


مهارت ها و توانایی های تخصصی:
-تسلط بر نرم‌افزارهای  Office
-تسلط با زبان انگلیسی از متوسط به بالا
-توانایی انجام مکاتبات اداری و اصول مکاتبات
-تسلط با تایپ فارسی و انگلیسی
-توانایی گزارش دهی
-تسلط به امور بایگانی
-تسلط به اصول 5S
-تسلط به اصول تشریفات و پذیرایی جهت مدیریت مهماندار
-تسلط به اصول برنامه ریزی و پیگیری جلسات

مهم ترین ویژگی های فردی شغل:
-روابط عمومی عالی
-خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه
-پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج
-حافظه خوب و حضور ذهن
-صبر و تحمل بالا
-رازداری در فعالیت‌های اداری
-رفتار سازمانی بالا
-رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس
-متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت

همکار آینده محترم منتظرتان هستیم