استخدام مسئول دفتر

رعایت دستورالعمل ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت ها

پاسخ گویی به تلفن متقاضیان  ارسال پیام های تلفنی و فاکس  به مسئول مافوق

دریافت فاکس و ارجاع  آن به مسئولین مربوطه.

 ثبت تماس های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق

برنامه ریزی قرار ملاقات  و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن

یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه

آماده سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.

ثبت  و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز

آماده سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه ریزی شده.

دریافت و ارسال ایمیل های مرتبط با فعالیت های کاری.

تدوین گزارش های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت  تائید.

تنظیم پیش نویس نامه های صادره  و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.

ارسال نامه های تائید شده به گیرندگان مشخص شده (از طریق ایمیل،پست،پیک و …)

کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخ گویی به آن.

دریافت نامه های درون سازمانی و نامه های وارده از برون سازمان .

نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی  نظیر نامه ، فایل ها و اسناد مختلف دریافتی

پاسخ گویی به تماس های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق .

پاسخ گویی به ارباب و رجوع حضوری .

کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر.

تکمیل فرم گزارش و ورد و خروج ( تایم شیت) در صورت نیاز و اعلام مسئول مافوق.

پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه .

هماهنگی جهت خریدکالای اداری موردنیاز .

تنخواه گردانی  بر اساس مبالغ تخصیص یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.

پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص یافته.

دریافت و جمع آوری فاکتور برای هزینه ها و خریدهای انجام شده.

اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده

تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز ( کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی )

جمع آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش های موردنیاز مسئول مافوق.

محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه .

هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان .

محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و …

رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار

رعایت موارد ایمنی در حین انجام فعالیت ها.

انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.

مهارت های تخصصی

تسلط بر نرم افزارهای Office

اصول و فنون مذاکره حضوری و تلفنی

توانایی انجام فعالیت های اداری

آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی