استخدام مسئول دفتر (خانم)

هدف شغل:
مدیریت و هماهنگی امور اجرایی و اداری دفتر، پشتیبانی از مدیران ارشد، و اطمینان از جریان روان اطلاعات، جلسات و مستندات سازمانی با تأکید ویژه بر تهیه و ارائه حرفه‌ای گزارش‌ها و ارائه‌ها.

وظایف و مسئولیت‌ها:
* برنامه‌ریزی، هماهنگی و مدیریت تقویم جلسات مدیران
* تنظیم، پیگیری و یادآوری جلسات، مکاتبات و قرارهای کاری
* تهیه، تنظیم و بایگانی مکاتبات اداری (نامه‌ها، ایمیل‌ها، گزارش‌ها)
* تهیه گزارش‌های مدیریتی و ارائه‌های حرفه‌ای با استفاده از Microsoft Office
* طراحی و آماده‌سازی اسلایدهای پاورپوینت در سطح حرفه‌ای برای جلسات، ارائه‌ها و گزارش‌های مدیریتی
* هماهنگی امور مربوط به جلسات در صورت نیاز (دعوت، صورتجلسه، پیگیری مصوبات)
* پاسخگویی به تماس‌ها و مراجعات و ارجاع به واحدهای مربوطه
* پیگیری امور محوله تا حصول نتیجه
* مدیریت و نظم‌دهی به مستندات و اطلاعات محرمانه

شرایط احراز:
* سابقه کار مرتبط در حوزه اداری یا دفتری (ترجیحاً در محیط‌های سازمانی)
* تسلط کامل به مجموعه Microsoft Office
* تسلط بسیار خوب به PowerPoint (توانایی طراحی اسلایدهای حرفه‌ای، بصری و استاندارد برای ارائه‌های مدیریتی الزامی است)
* مهارت در نگارش اداری و مکاتبات رسمی
* توانایی برنامه‌ریزی، مدیریت زمان و انجام چند کار به‌صورت همزمان
* دقت بالا، مسئولیت‌پذیری و پیگیری مؤثر امور
* مهارت‌های ارتباطی قوی و رفتار حرفه‌ای

ویژگی‌های فردی مورد انتظار:
* منظم، دقیق و قابل اعتماد
* دارای روحیه همکاری و انعطاف‌پذیری
* توانایی کار در شرایط پرفشار
* توجه به جزئیات، به‌ویژه در تهیه گزارش‌ها و ارائه‌ها