استخدام مسئول دفتر مدیرعامل

شرح موقعیت شغلی

• تنظیم برنامه روزانه و هفتگی مدیر عامل و مدیریت زمان وی به طور موثر.
• تنظیم جلسات مدیر عامل با سایر افراد (مشتریان، شرکا و کارکنان) و انجام هماهنگی‌های لازم.
• پیگیری امور جاری سازمان و اطلاع به مدیر عامل در صورت لزوم.
• انجام امور دفتری سازمان مانند پاسخگویی به تلفن، دریافت و ارسال نامه‌ها و نگهداری پرونده‌ها بصورت فیزیکی و الکترونیک.
• پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه.
• تهیه گزارشات مورد نیاز مدیر عامل مانند گزارشات مالی، گزارشات عملکرد و گزارشات تحقیقاتی.
• اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیرکل در زمان مناسب و کیفیت مطلوب.
• انجام تحقیقات مورد نیاز مدیر عامل مانند تحقیقات بازاریابی، تحقیقات رقبا، تحقیقات قانونی و...
• هماهنگی و ارتباط با سایر ذی نفعان سازمان و انتقال نیازهای مدیر عامل به آنها و پیگیری تا حصول نتیجه.
• تهیه و نظارت بر فاکتورها و سایر گزارشات مالی.
• تهیه و ویرایش مکاتبات، صورت‌جلسه‌ها، نامه‌ها، یادداشت‌ها، گزارشات و...
• تولید محتوا مربوط به فعالیت شرکت.
• نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها.
• گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی.
• تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها.
• تهیه، تنظیم و نگهداری فرم های اداری، مالی و منابع انسانی و پیگیری امور مربوطه.
• انجام سایر امور اداری و اجرایی براساس نیاز سازمان.

• توانایی برقراری ارتباط طور موثر با مدیر عامل، سایر کارکنان سازمان و مشتریان.
• توانایی سازماندهی و مدیریت امور مختلف به طور موثر.
• توانایی مدیریت موثر زمان.
• توانایی کار با کامپیوتر و نرم‌افزارهای مختلف از جمله Microsoft Office و همچنین سایر تجهیزات اداری.
• توانایی حل مشکلات به طور موثر.
• توانایی تصمیم‌گیری، نوآوری در حل مسائل و توانایی بهینه‌سازی فرآیندهای موجود.
• داشتن ذهن متمرکز و توانایی انجام چند کار به‌صورت همزمان.
• مسلط به برنامه‌ریزی و سازماندهی امور.
• تسلط به نگارش و ویرایش متون، نامه‌ها و ایمیل‌ها.
• آشنا به امور بانکی.
• آشنا به امور منابع انسانی.
• وقت شناس و مسئولیت پذیر.
• آشنایی با دستور زبان و نحوه نامه‌نگاری.
•  دقت و توجه به جزئیات.
• توانایی کار تیمی.
• پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج.
• رازداری در فعالیت‌های اداری.
• روابط عمومی بالا
• اعتمادبه‌نفس بالا
• مدیریت استرس
• ساکن پردیس یا شرق تهران (رفت و آمد روزانه به پارک فناوری پردیس)

مهارت‌های مورد نیاز

• امور اداری
• Microsoft Office
• هماهنگی جلسات

حداقل سابقه کار

• مهم نیست

جنسیت

• مهم نیست

وضعیت نظام وظیفه

• معافیت دائم پایان خدمت

مشاهده آگهی‌های استخدام مشابه