استخدام مسئول دفتر(خانم)

شرح موقعیت شغلی

عنوان شغل: مسئول دفتر

مدیر مستقیم : مدیر واحد

بخش / واحد مدیریت عامل خانم   

جنسيت: خانم

سن : بین ٢٥ الي ٣٥ سال

تحصیلات: حداقل لیسانس ترجیحاً رشته های مرتبط مدیریتی و يا صنايع

وضعیت تاهل: ترجیحا مجرد

شرایط کاری

مکان فعالیت : تهران

محل دفتر کاری: میدان آرژانتین

حقوق حقوق پایه : وزارت کار + حق مسکن + بن کارگری + فوق العاده جذب + پاداش + اضافه کاری + بهره وری 3 ماهه با توجه به عملکرد

ساعت کاری رسمي: ساعت کاری شنبه تا چهارشنبه از 8:30 الی 17:00 ( اضافه کاری در صورت نیاز)

پنجشنبه ها 8:30 الی 13:00 ( اضافه کاری در صورت نیاز)

اضافه كاري:  اجباري در صورت لزوم دارد

ضامن معتبر:  نیاز دارد

مبلغ سفته: 30 میلیون

محیط کاری: متفاوت ، جذاب و یادگیرنده ، برنامه ریزی مسیر پیشرفت شغلی

امتیاز : دارا بودن مدرک کارشناسی در رشته‌ی صنایع ، مدیریت کسب‌وکار یا مدیریت امتیاز محسوب می‌شود

وظایف و مسئولیت ها:

امور اداری

آشنایی با امور اداری، تشریفات و پروتکل های یک مسئول دفتر مدیر عامل

تهیه و پیگیری مکاتبات درون سازمانی

تهیه و پیگیری مکاتبات برون سازمانی

دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه ها، فکس های واحد به گیرندگان مرتبط

بایگانی نامه های وارده و صادره

ثبت و بایگانی کلیه مستندات و تهیه ی نسخه پشتیبان از فایل‌های رایانه‌ای در فواصل منظم

آشنا با اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی

رسیدگی به موقع به موارد اداری و کارگزینی

تنظیم ، هماهنگی و ثبت وقت ملاقات و جلسات

پیگیری و پرداخت فاکتورها، هزینه ها و تنخواه ها

تهیه و پیگیری وسایل نقلیه برای کارشناسان و مدیران جهت تردد

تهیه و پیگیری بلیط و محل اقامت برای کارشناسان و مدیران

جمع آوری برگه های مربوط به مرخصی، ساعت ورود و خروج و اضافه کاری کارکنان بخش در صورت لزوم

دریافت گزارش کارکرد پرسنل از واحد منابع انسانی بیستم هر ماه جهت کنترل و بروزرسانی و اعلام آن به مدیر واحد

نگهداری و بایگانی تمامی فرم های مربوط به منابع انسانی

پیگیری به موقع امور اداری و دسترسی های لازم برای پرسنل جدید

ابلاغ دستورات صادر شده توسط مدیرعامل و پیگیری چگونگی انجام آنها

امور دفتری

ثبت و پیگیری درخواستهای کالا از انبار

تحویل کالا از انبار و توزیع کالاهای دریافت شده به درخواست دهندگان

حضور در جلسات تعیین شده از طرف مدیر واحد و تنظیم صورتجلسه

حفظ ارتباط کامل با مدیر واحد و سایر بخش های شرکت

تهیه گزارشات درخواست شده از طرف مدیر واحد

تهیه ، تنظیم ، کنترل و ثبت قراردادها و صورت جلسات هیات مدیره

شرکت در کلیه دوره های آموزشی اعلام شده از سوی مدیر واحد

پاسخگویی به تلفن های دفتر و هدایت تلفن ها به فرد مناسب

انتقال تماس های مشترکین به بخش های مربوطه بر اساس دستورالعمل « ضوابط انتقال تماس تلفنی »

بررسی و انتقال اشکالات و موارد خاص به مدیر واحد و پیگیری این موارد تا بر طرف شدن کامل آن

نگهداری مستندات و پیام های کاغذی و الکترونیکی

دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت

پاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان

تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آنها

سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت و حتی سلیقه مدیریت

رسیدگی و اجرای کلیه مواردی که از جانب مدیر مافوق ارجاع می شود

تحصیلات و تجربیات

دارای مدرک کارشناسی در یکی از رشته های صنایع ، حسابداری، علوم انسانی، مدیریت و روابط عمومی

حداقل 4 سال سابقه‌ی کار به‌عنوان دستیار اجرایی یا شخصی یا منشی سمت‌هایی همچون معاون، مدیر، مسئول ارشد و غیره

آشنایی با مفاهیم مشتری مداری

آشنا به کار با کامپیوتر، اینترنت، نرم افزارهای Office و سایر برنامه های نرم افزاری دفتری

قابلیت تایپ ده انگشتی ( فارسی - انگلیسی )

آشنایی به زبان انگلیسی در حد متوسط بخصوص در مکالمه

تسلط به ایمیل و شبکه های اجتماعی

آشنایی اولیه با مفاهیم مالی و حسابداری

مهارت بالا در کار با ابزارهای مدیریت پروژه، ابزارهای فعالیت مشترک و فضاهای ابری

دانش خوب در مفاهیم حسابداری و بیمه

آشنایی با امور مالیاتی و حقوقی و ثبتی

آشنایی با امکانات گوگل

توانایی کار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری

 

مهارت‌های مورد نیاز

• امور اداری
• مکاتبات اداری
• بایگانی اسناد

حداقل سابقه کار

• سه تا شش سال

جنسیت

• زن

مشاهده آگهی‌های استخدام مشابه