استخدام مسئول دفتر مدیرعامل (CEO Office Administrator)
شرح موقعیت شغلی
اگه از اون دسته آدمایی هستی که همیشه چند قدم جلوتر فکر می‌کنی، به جزئیات اهمیت می‌دی و می‌تونی وسط چند کار و درخواست هم‌زمان، نظم و هماهنگی ایجاد کنی، احتمالاً جای تو کنار ماست.
ما تو متین به دنبال یک مسئول دفتر مدیرعامل منظم، خوش‌ارتباط و مسئولیت‌پذیر هستیم؛ کسی که بتونه برنامه‌های روزانه مدیرعامل رو مدیریت کنه، هماهنگی‌های داخلی و خارجی رو انجام بده و مطمئن بشه جلسات، مکاتبات و امور اجرایی دفتر به‌موقع و با دقت پیش می‌رن.
این نقش برای کسی مناسبه که از ارتباط با آدم‌های مختلف لذت می‌بره، پیگیری کارها براش جدیه و می‌تونه در کنار مدیریت، فضای کاری منظم و حرفه‌ای ایجاد کنه.
مسئولیت‌های تو
- مدیریت و برنامه‌ریزی تقویم کاری مدیرعامل و هماهنگی جلسات داخلی و خارجی
- تنظیم قرارهای ملاقات و هماهنگی با مدیران، همکاران، مشتریان و سایر ذی‌نفعان
- پاسخگویی و مدیریت تماس‌ها، پیام‌ها و مکاتبات دفتر مدیرعامل
- پیگیری نامه‌ها، ایمیل‌ها و درخواست‌های ارجاع‌شده به دفتر مدیریت
- آماده‌سازی جلسات، هماهنگی‌های اجرایی و اطمینان از فراهم بودن ملزومات موردنیاز
- تهیه صورت‌جلسات و ثبت تصمیمات و اقدامات موردنیاز در جلسات مربوطه
- پیگیری مصوبات، درخواست‌ها و اقدامات محول‌شده تا رسیدن به نتیجه
- تنظیم، ثبت، دسته‌بندی و آرشیو اسناد، قراردادها و مکاتبات مدیریتی
- هماهنگی سفرهای کاری، جلسات خارج از سازمان و برنامه‌های اجرایی مدیرعامل
- برقراری ارتباط مؤثر با واحدهای مختلف سازمان برای پیگیری امور دفتر مدیریت
- تهیه گزارش‌ها، فایل‌ها و مستندات اداری موردنیاز مدیرعامل
- مدیریت و نگهداری اطلاعات محرمانه و حساس سازمان
ازت انتظار داریم
- تجربه کاری مرتبط در سمت مسئول دفتر، منشی مدیرعامل یا موقعیت‌های اجرایی مشابه
- توانایی مدیریت تقویم، برنامه‌ریزی جلسات و هماهنگی هم‌زمان چند موضوع
- تسلط مناسب به Microsoft Office، به‌ویژه Word، Excel و Outlook
- مهارت بالا در نگارش نامه‌ها، ایمیل‌ها و مکاتبات رسمی و اداری
- توانایی تهیه صورت‌جلسه و مستندسازی دقیق اطلاعات
- آشنایی با اصول مکاتبات اداری، بایگانی و مدیریت اسناد
- مهارت مناسب در پاسخگویی تلفنی و برقراری ارتباط حرفه‌ای با افراد مختلف
- توانایی مدیریت برنامه‌های روزانه و پیگیری امور اجرایی دفتر
- رعایت اصول محرمانگی و امانت‌داری در نگهداری اطلاعات سازمان
این مهارت‌ها برای ما خیلی مهم هستند
- نظم و دقت بالا در انجام کارها و توجه به جزئیات
- توانایی اولویت‌بندی و مدیریت هم‌زمان چند درخواست
- پیگیری مستمر کارها بدون نیاز به یادآوری مداوم
- روابط عمومی بالا و توانایی برقراری ارتباط مؤثر و حرفه‌ای
- حفظ آرامش و مدیریت شرایط در موقعیت‌های پراسترس
- مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی نسبت به امور محول‌شده
- توانایی تشخیص موضوعات مهم و ارجاع به‌موقع آن‌ها به مدیرعامل
- انعطاف‌پذیری در مواجهه با تغییر برنامه‌ها و درخواست‌های پیش‌بینی‌نشده
- آراستگی، رفتار حرفه‌ای و رعایت اصول ارتباطات سازمانی
- توانایی حل مسائل روزمره و انجام مستقل امور اجرایی دفتر
داشتن این موارد مزیته
- تجربه مستقیم همکاری با مدیرعامل یا مدیران ارشد سازمان
- تجربه فعالیت در شرکت‌های نرم‌افزاری یا حوزه فناوری اطلاعات
- آشنایی با زبان انگلیسی برای انجام مکاتبات و هماهنگی‌های کاری
- تجربه کار با ابزارهای مدیریت وظایف و تقویم‌های سازمانی
- آشنایی با فرآیندهای اداری، قراردادها و گردش مکاتبات سازمانی
- تجربه هماهنگی جلسات مدیریتی، رویدادها و سفرهای کاری
- توانایی تهیه گزارش‌های مدیریتی و ارائه‌های PowerPoint
اگه از ایجاد نظم و هماهنگی لذت می‌بری، ارتباط حرفه‌ای با آدم‌ها برات مهمه و دوست داری در موقعیتی فعالیت کنی که دقت، مسئولیت‌پذیری و پیگیری تو تأثیر مستقیمی روی بهتر پیش رفتن کارهای مدیریت داشته باشه، خوشحال می‌شیم با هم آشنا بشیم.
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- Microsoft Office
- پاسخگویی به تلفن
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست