استخدام مسئول دفتر
شرح موقعیت شغلی
وظایف و مسئولیت‌های کلیدی:
- واسط ارتباطی و نقطه تماس بین مدیر و مراجعین داخلی و خارجی سازمان
- مدیریت تماس‌های تلفنی و نامه‌نگاری مراجع داخلی و خارجی سازمان
- بررسی درخواست‌ها و پرسش‌های زیرمجموعه و ارجاع به مدیر در صورت نیاز
- مدیریت برنامه روزانه مدیر، برنامه جلسات و قرارهای ملاقات سازمانی
- مدیریت برنامه‌های سفرهای داخل‌شهری و خارج شهری مدیر مربوطه
- یادداشت‌برداری از جلسات، تنظیم صورت‌جلسات و تهیه پیش‌نویس نامه‌ها به مراجع داخلی و خارجی سازمان
- ایجاد و ارائه گزارش‌های موردنیاز
- طراحی و نگهداری سیستم بایگانی اداری دفتر مدیریت
- پیگیری امور محوله
شایستگی‌ها و توان‌مندی‌های موردنیاز:
- آشنایی کامل با سیستم‌ها و رویه‌های مدیریت اداری
- تسلط کامل به بسته نرم‌افزاری آفیس
- توانایی مدیریت زمان
- به‌روز بودن و توانایی کارکردن و مدیریت کارهای روزانه با آخرین فن آوری‌های مدیریت اداری
- توانایی انجام چند کار و اولویت‌بندی فعالیت‌ها بر حسب اهمیت موضوع
- مهارت‌های ارتباط کلامی و نوشتاری عالی
- مهارت در حفظ محرمانگی در مراودات اداری
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- هماهنگی جلسات
- پیگیری امور
- Microsoft Office
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست