استخدام مسئول دفتر (خانم)
وظایف تخصصی:
- پاسخگویی به تلفن ها و ارائه اطلاعات به تماس گیرنده ها، ثبت پیام یا انتقال تماس به افراد
- پیگیری لوازم اداری از انبار و دریافت آن ها از انبار
- ثبت و نگهداری اطلاعات در پایگاه داده
- ثبت درخواست های لوازم اداری و تجهیزات واحد مربوطه در سیستم
- بکارگیری و مدیریت تجهیزات دفتری، مانند دستگاه های نمابر، دستگاه های کپی یا سیستم های تلفنی و در صورت خرابی تجهیزات ارجاع برای تعمیرات
- تنظیم و مدیریت نامه یا سیستم های بایگانی الکترونیکی، ضبط اطلاعات، به روزرسانی مدارک یا نگهداری اسناد مانند سوابق حضور، مکاتبات
- بکارگیری سیستم های نامه الکترونیکی و هماهنگی جریان اطلاعات به صورت داخلی یا با سازمان های دیگر
- برنامه ریزی و هماهنگی قرارهای ملاقات با مشتری یا مدیر
- نوشتن، تایپ و توزیع یادداشت های جلسه، مکاتبات معمول یا گزارش ها مانند ارائه ها یا هزینه ها، گزارش های آماری یا ماهانه
- یافتن و ضمیمه کردن پرونده های مناسب به مکاتبات دریافتی که نیاز به پاسخگویی دارند
- هماهنگی با مدعوین جلسات، تنظیم و ثبت محل برگزاری در سیستم
- بررسی نامه های ورودی یا سایر مطالب، مطالعه، مسیریابی، پاسخگویی و توزیع آنها
- جابه جایی اسناد و مدارک از دبیرخانه به واحد مربوطه
- هماهنگی کنفرانس ها، جلسات یا رویدادهای خاص مانند ناهار یا مراسم جشن
شایستگی های تخصصی:
- توانمند در اصول پذیرایی و تشریفات
- توانمند در فنون و مذاکره تلفنی
- توانمند در فن بیان
- توانمند در اصول بایگانی
- توانمند در برنامه ریزی و مدیریت زمان
- مسلط بر Office Tools
- مسلط بر Outlook
- آشنایی با اتوماسیون اداری
-
امور اداری
-
پاسخگویی به تلفن
-
ثبت اطلاعات
تمام وقت
۱۴۰۳/۰۳/۲۰
ارسال رزومه