استخدام مسئول دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
شرح وظایف و مسئولیت ها:
- راهنمایی مراجعین حضوری/ تلفنی و پاسخگویی به سوالات ایشان
- هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه ریزی شده
- تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدها و یادآوری کلیه برنامه ها به مقام مافوق
- تهیه و تنظیم کلیه نامه‌ها(تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره) و دریافت و ثبت کلیه نامه های وارده/ صادره
- دریافت / ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
- پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
- نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
- تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک و سایر مستندات و کوشش در نگهداری مناسب آنها
- ارتباط و هماهنگی با سایر تیمهای سازمان جهت پیشبرد امور
- تنظیم برنامه ها و تعیین و تنظیم قرار ملاقاتها، بازدیدها، حضور در گردهمایی ها، سفرها و… مدیران و رؤسای واحد
- تهیه دستور جلسات و حضور در جلسات و مأموریتهای واحد به دستور مدیریت/ معاونت جهت هماهنگی تشکیل جلسه، تدوین صورتجلسات و انجام سایر امور مربوطه…
- ارائه گزارشات مربوط به جلسات گذشته و یادآوری اقدامات به منظور پیگیری امور جاری واحد معاونت
- پیگیری کلیه امور مربوط به معاونت که به صورت مستقیم یا غیر مستقیم از جانب مدیریت/ معاونت به سایر واحدهای ذیل معاونت یا سایر بخشها ارجاع شده اند و ارائه نتایج پیگیری در اسرع وقت به مدیریت/ معاونت
- مطالعه کلیه دستورالعمل های درون سازمانی مرتبط و تسلط به امور مرتبط با حوزه مربوطه
- تهیه گزارشات منظم بنا به درخواست مقام مافوق و ارائه در زمان مقرر به ایشان
- بررسی مستندات دریافتی ارائه شده به مدیریت/ معاونت و تطابق اولیه با چارچوبهای کلی و در صورت نیاز ارجاع جهت اصلاح
- انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق
نرم افزارهای مورد نیاز:
- Office
- MSP
- Outlook
- Google calendar
- Output Messenger
- PDF Signer
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- Microsoft Office
- پاسخگویی به تلفن
- هماهنگی جلسات
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن