استخدام مسئول دفتر مدیرعامل
شرح موقعیت شغلی
شرح وظایف:
نظارت بر نظم و انضباط اداری دفتر مدیریت
- مدیریت زمان: تنظیم تقویم کاری، مدیریت جلسات و جلوگیری از تداخل برنامه‌ها.
- هماهنگی ارتباطات: مدیریت مکاتبات (ایمیل و نامه)، پاسخگویی به تماس‌ها و مدیریت ارتباط با مدیران ارشد و شرکای تجاری.
- آماده‌سازی جلسات: تهیه دستور جلسه و پیگیری تصمیمات اتخاذ شده.
- مدیریت اطلاعات: حفظ محرمانگی اطلاعات حساس شرکت و سازماندهی اسناد و فایل‌ها.
- لجستیک سفر: هماهنگی بلیط، هتل و برنامه‌های سفر مدیرعامل.
- پیگیری امور محوله از سوی مدیریت عامل تا حصول نتیجه.
گزارش‌دهی: تهیه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت پروژه‌ها یا امور دفتری.
تحصیلات و سابقه:
حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، امور اداری یا مرتبط
حداقل 3 سال سابقه کار مرتبط در سمت‌های اداری یا دفتری مرتبط
مهارت‌های تخصصی:
o توانایی حل مسئله و مدیریت بحران.
o فن بیان قوی و توانایی مذاکره.
o رازداری و امانت‌داری
o مدیریت زمان و اولویت‌بندی انجام همزمان چند کار
o دقت بسیار بالا به جزئیات، نظم و مسئولیت‌پذیری بالا
مهارت‌های سخت:
o تسلط کامل بر مجموعه Microsoft Office (به‌ویژه Outlook و PowerPoint).
o آشنایی با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری
o تجربه کار در نقش‌های مشابه (مثلاً حداقل ۳ تا ۵ سال).
o توانایی تنظیم صورتجلسه و گزارش‌نویسی
شایستگی‌های فردی:
روابط عمومی بالا و فن بیان مناسب
توانایی حفظ تمرکز و نظم در محیط‌های پرتحرک و پرمشغله.
روحیه انعطاف‌پذیری در ساعات کاری داشتن :
انعطاف‌پذیری زمانی جهت ماندن در شرکت (اضافه‌کاری) در صورت نیاز مدیرعامل یا فشردگی برنامه‌ها.
آمادگی برای حضور در محل کار در روزهای پنج‌شنبه به‌صورت موردی و بر اساس نیاز کاری.
مزیت محسوب می‌شود:
تجربه کار در شرکت‌های مشابه یا محیط‌های سازمانی بزرگ
خلاصه شغل :
- «ما به دنبال یک فرد حرفه‌ای، منظم و باتجربه هستیم تا با مدیریت امور دفتری، هماهنگی جلسات و تسهیل ارتباطات مدیرعامل، در پیشبرد اهداف استراتژیک شرکت نقش کلیدی ایفا کند.»
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- هماهنگی جلسات
- مکاتبات اداری
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
حقوق
- حقوق حقوق پایه (وزارت کار)
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- معافیت دائم پایان خدمت