استخدام مسئول دفتر مدیرعامل
شرح موقعیت شغلی
مسئول دفتر مدیرعامل نقش حیاتی در حمایت از مدیرعامل ایفا می‌کند و از طریق ارائه کمک‌های جامع اداری و استراتژیک به او کمک می‌کند. این موقعیت به فردی پیشرو با مهارت‌های برجسته در سازماندهی، ارتباطات و حل مسئله نیاز دارد. مسئول دفتر مدیرعامل با اطلاعات حساس با نهایت محرمانگی و حرفه‌ای برخورد می‌کند و از عملکرد کارآمد دفتر اجرایی اطمینان حاصل می‌کند.
مسئولیت‌های کلیدی:
مسئولیت‌های کلیدی:
پشتیبانی اداری:
- مدیریت و نگهداری تقویم مدیرعامل، شامل برنامه‌ریزی قرارها، جلسات و ترتیبات سفر.
- تهیه و ویرایش مکاتبات، ارتباطات، ارائه‌ها و سایر مستندات.
- سازماندهی و هماهنگی جلسات، کنفرانس‌ها و رویدادهای ویژه.
مدیریت ارتباطات:
- خدمت به عنوان نقطه تماس اصلی بین مدیرعامل و ذینفعان داخلی/خارجی.
- بررسی و اولویت‌بندی تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها و سایر ارتباطات.
- نوشتن و مدیریت ارتباطات به نمایندگی از مدیرعامل.
مدیریت پروژه
- کمک در برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌ها و ابتکارات استراتژیک.
- پیگیری پیشرفت پروژه و اطمینان از رسیدن به ضرب‌الاجل‌ها.
- تهیه گزارش‌ها، خلاصه‌ها و ارائه‌ها برای بررسی اجرایی.
تحقیق و تحلیل:
- انجام تحقیقات در موضوعات مختلف به درخواست مدیرعامل.
- تحلیل داده‌ها و ارائه بینش‌ها برای پشتیبانی از تصمیم‌گیری.
- تهیه مطالب بریفینگ برای جلسات و ارائه‌ها.
مدیریت روابط:
- ساخت و نگهداری روابط قوی با ذینفعان کلیدی، داخلی و خارجی.
- هماهنگی و تسهیل ارتباطات بین مدیرعامل و اعضای تیم اجرایی.
- نمایندگی مدیرعامل در جلسات در صورت لزوم.
مدیریت دفتر:
- نظارت بر عملیات روزانه دفتر اجرایی.
- اطمینان از تامین و نگهداری منابع و ملزومات دفتر.
- پیاده‌سازی و نگهداری رویه‌ها و سیستم‌های اداری.
صلاحیت‌ها:
تحصیلات: مدرک کارشناسی در مدیریت بازرگانی، مدیریت یا رشته‌های مرتبط. مدرک کارشناسی ارشد مزیت محسوب می‌شود. تجربه: حداقل ۵ سال تجربه در نقش دستیار اجرایی یا مسئول دفتر و یا مشابه، ترجیحاً در محیط‌های شرکتی. مهارت‌ها:
- توانایی‌های استثنایی در سازماندهی و مدیریت زمان.
- مهارت‌های قوی در ارتباطات نوشتاری و گفتاری.
- تسلط به مجموعه Microsoft Office (ورد، اکسل، پاورپوینت، اوتلوک).
- توانایی برخورد با اطلاعات محرمانه با دقت.
- مهارت‌های قوی در حل مسئله و توجه به جزئیات.
- توانایی کار مستقل و به عنوان بخشی از تیم.
- مهارت‌های چند وظیفه‌ای و اولویت‌بندی در محیطی سریع.
شایستگی‌های کلیدی:
رویکرد پیشرو: توانایی پیش‌بینی نیازها و اقدام به ابتکار. مهارت‌های بین فردی: توانایی قوی در تعامل با سطوح مختلف ذینفعان. انعطاف‌پذیری: انعطاف در مدیریت اولویت‌های متغیر و تطبیق با چالش‌های جدید. حرفه‌ای‌گری: حفظ سطح بالای حرفه‌ای‌گری و استانداردهای اخلاقی. توجه به جزئیات: اطمینان از دقت و کامل بودن در تمامی وظایف.
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- Microsoft Office
- مکاتبات اداری
- هماهنگی جلسات
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
حقوق
- حقوق از ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست