استخدام مسئول دفتر مدیرعامل (خانم)
شرح موقعیت شغلی
مدیریت مکاتبات اداری
دریافت، ثبت، بایگانی و ارسال نامهها و ایمیلهای اداری.
تهیه پیشنویس مکاتبات رسمی و تنظیم پاسخها بر اساس دستور مدیر.
پیگیری نامهها و ارجاعات تا حصول نتیجه.
دریافت، ثبت، بایگانی و ارسال نامهها و ایمیلهای اداری.
تهیه پیشنویس مکاتبات رسمی و تنظیم پاسخها بر اساس دستور مدیر.
پیگیری نامهها و ارجاعات تا حصول نتیجه.
تنظیم و پیگیری جلسات
برنامهریزی تقویم کاری مدیر.
هماهنگی زمان، مکان و دعوت افراد مربوطه.
تهیه صورتجلسه و پیگیری مصوبات جلسات.
مدیریت تماسها و مراجعات
پاسخگویی مؤدبانه به تماسهای تلفنی و اربابرجوع.
اولویتبندی تماسها و ارجاع آنها به واحدهای مربوط.
حفظ محرمانگی اطلاعات شخصی و سازمانی.
امور دفتری و بایگانی
ساماندهی پروندهها، قراردادها و اسناد اداری.
نگهداری سوابق بهصورت فیزیکی و الکترونیکی.
تنظیم گزارشهای روزانه یا هفتگی برای مدیر.
پشتیبانی از مدیر
یادآوری امور مهم، جلسات و مهلتهای کاری.
تهیه گزارشها، فایلهای پرزنتیشن، و مستندات لازم.
هماهنگی داخلی با سایر واحدها
برقراری ارتباط مؤثر بین مدیر و سایر بخشها.
پیگیری امور ارجاعشده از طرف مدیر تا انجام نهایی.
مدیریت محیط کاری دفتر
نظارت بر نظم و آراستگی محیط اداری.
برنامهریزی تقویم کاری مدیر.
هماهنگی زمان، مکان و دعوت افراد مربوطه.
تهیه صورتجلسه و پیگیری مصوبات جلسات.
مدیریت تماسها و مراجعات
پاسخگویی مؤدبانه به تماسهای تلفنی و اربابرجوع.
اولویتبندی تماسها و ارجاع آنها به واحدهای مربوط.
حفظ محرمانگی اطلاعات شخصی و سازمانی.
امور دفتری و بایگانی
ساماندهی پروندهها، قراردادها و اسناد اداری.
نگهداری سوابق بهصورت فیزیکی و الکترونیکی.
تنظیم گزارشهای روزانه یا هفتگی برای مدیر.
پشتیبانی از مدیر
یادآوری امور مهم، جلسات و مهلتهای کاری.
تهیه گزارشها، فایلهای پرزنتیشن، و مستندات لازم.
هماهنگی داخلی با سایر واحدها
برقراری ارتباط مؤثر بین مدیر و سایر بخشها.
پیگیری امور ارجاعشده از طرف مدیر تا انجام نهایی.
مدیریت محیط کاری دفتر
نظارت بر نظم و آراستگی محیط اداری.
مهارتها و ویژگیهای مورد نیاز
- تسلط به نرمافزارهای اداری (Word، Excel، Outlook، Google Calendar)
- فن بیان قوی و رفتار حرفهای
- دقت و سرعت عمل بالا
- رازداری و امانتداری در اطلاعات
- قدرت برنامهریزی و اولویتبندی کارها
مزیت محسوب میشود:
- تسلط به زبان انگلیسی
ساعات کاری:
شنبه تا چهارشنبه: ساعت ۰۸:۰۰ تا ۱۶:۴۵
(پنجشنبهها تعطیل)
تسهیلات و مزایا:
- بیمه تکمیلی درمان
- هدایای مناسبتی
- بیمه
- ناهار سازمانی
مهارتهای مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- مکاتبات اداری
- هماهنگی جلسات
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست