استخدام مسئول دفتر
شرح موقعیت شغلی
● محدوده جردن
● ساماندهی امور اداری و دفتری اداره کل.
● دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی.
● تنظیم برنامه‌‌های روزانه، جلسات، ملاقات‌ها، سفرها و بازدیدها.
● تهیه و پیگیری تایپ نامه‌‌ها و مستندات مورد نیاز.
● جمع آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز.
● پاسخگویی به تلفن‌‌ها و مراجعان مربوطه.
● اطلاع رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیرکل در زمان مناسب و کیفیت مطلوب.
● پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه.
● ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه.
● نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک بر اساس ضوابط و دستورالعمل‌‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها.
● ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات تابعه.
● گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده در خصوص موارد ارجاعی.
● تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها.
● آگاه نمودن اعضای شرکت کننده در جلسات و کمیسیون‌های مرتبط با اداره و تنظیم وقت جلسات.
● انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق.
● ساماندهی امور اداری و دفتری اداره کل.
● دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی.
● تنظیم برنامه‌‌های روزانه، جلسات، ملاقات‌ها، سفرها و بازدیدها.
● تهیه و پیگیری تایپ نامه‌‌ها و مستندات مورد نیاز.
● جمع آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز.
● پاسخگویی به تلفن‌‌ها و مراجعان مربوطه.
● اطلاع رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیرکل در زمان مناسب و کیفیت مطلوب.
● پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه.
● ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه.
● نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک بر اساس ضوابط و دستورالعمل‌‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها.
● ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات تابعه.
● گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده در خصوص موارد ارجاعی.
● تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها.
● آگاه نمودن اعضای شرکت کننده در جلسات و کمیسیون‌های مرتبط با اداره و تنظیم وقت جلسات.
● انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق.
پیش‌نیازها
● داشتن روابط عمومی قوی.
● داشتن فن بیان عالی.
● توانایی انجام کار گروهی و داشتن اشتیاق به یادگیری.
● مسلط به مایکروسافت آفیس و اینترنت.
● داشتن فن بیان عالی.
● توانایی انجام کار گروهی و داشتن اشتیاق به یادگیری.
● مسلط به مایکروسافت آفیس و اینترنت.
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- Microsoft Office
- پیگیری امور
- مکاتبات اداری
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست