استخدام منشی و مسئول دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
1. پاسخگویی به تلفن‌ها:
o پاسخگویی به تماس‌ها و ارجاع به افراد مربوطه.
o ثبت و پیگیری پیام‌های تلفنی.
2. مدیریت مکاتبات:
o دریافت، ثبت و توزیع نامه‌ها و ایمیل‌ها.
o تهیه و ارسال نامه‌ها و مستندات اداری.
3. برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات:
o تنظیم و هماهنگی زمان جلسات.
o تهیه و توزیع دستور جلسه و یادداشت‌های مربوطه.
4. مدیریت اسناد و پرونده‌ها:
o بایگانی و نگهداری مستندات و پرونده‌ها به صورت منظم.
o تهیه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت پرونده‌ها.
5. کسب و کار عمومی:
o انجام وظایف اداری و دفتری مربوط به روزمره.
o مدیریت و نظارت بر تجهیزات و ملزومات اداری.
6. پشتیبانی از کارکنان:
o فراهم کردن نیازهای اداری و پشتیبانی از اعضای تیم.
o کمک در تهیه و ارائه گزارشات.
7. پاسخگویی به سوالات مشتریان:
o پاسخگویی به سوالات و درخواست‌های مشتریان.
o ارائه اطلاعات لازم و راهنمایی در خصوص خدمات.
8. مدیریت زمان و برنامه‌ریزی:
o کمک در برنامه‌ریزی و زمان‌بندی فعالیت‌ها.
o پیگیری وظایف و پروژه‌ها تا اتمام.
9. تهیه صورت جلسات:
o ثبت صورت جلسات و پیگیری مصوبات.
10. کار با نرم‌افزارهای اداری:
o تسلط بر نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس و دیگر نرم‌افزارهای مرتبط.
شرایط احراز
- تحصیلات: حداقل دیپلم، ترجیحاً فوق دیپلم یا لیسانس.
- تجربه کار: حداقل ۱-۲ سال سابقه کار در زمینه منشیگری یا مسئول دفتر.
- مهارت‌های ارتباطی قوی و توانایی کار تیمی.
- آشنایی با زبان انگلیسی (در صورت نیاز).
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- پاسخگویی به تلفن
- Microsoft Office
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن