استخدام مسئول دفتر
شرح موقعیت شغلی
ما برای هلدینگ معماری باغ ایرانی نیاز به یک مسئول دفتر نیاز داریم فردی که در این نقش قرار می‌گیرد باید بتواند با تمامی بخش‌ها ارتباط خوبی داشته باشد و مسئولیت‌پذیر و رازدار باشد.
مسئولیت‌های مورد نیاز عبارت‌اند از:
مسئولیت‌های مورد نیاز عبارت‌اند از:
- مدیریت زمان قرار ملاقات‌های مدیران
- تعیین زمان بازدیدها و حضور در گردهمایی‌ها یا سفرهای کاری
- تهیه مدارک مورد نیاز برای سفرهای کاری
- بایگانی و انجام کارهای مربوط به پیام‌ها و نامه‌های محرمانه و خصوصی شرکت
- پاسخگویی به تلفن‌های خصوصی به دفتر مدیران
- دریافت و ارسال فکس‌های خصوصی و محرمانه مدیران
- پاسخگویی به ارباب‌رجوع
- کنترل ورود و خروج‌ها به داخل دفتر مدیرعامل
- دسته‌بندی گزارش‌ها و نامه‌های رسیده از بیرون و یا سایر بخش‌های شرکت به دفتر مدیرعامل
- تماس و یادآوری قرار ملاقات‌های سایرین با مدیرعامل
- پیگیری دستورات صادر شده از سوی مدیران
- درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های شرکت در رابطه با آن‌ها
- اطلاع از دستور العمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
- یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
- دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
- شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره
- نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری
- کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر
- پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
- پاسخ گویی به ارباب و رجوع به صورت حضوری
- ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق
- محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
- تنخواه گردانی محدود و ارائه فاکتورها و گزارش تنخواه به واحد مالی
مهارت های مورد نیاز برای این شغل عبارتند از:
- آمادگی كار دفتری و خارج دفتری
- شركت در جلسات متعدد و گاها طولانی
- پیگیر ی امور با صبر وحوصله
- آشنایی با زبان انگلیسی
- آشنایی با كامپیوتر و نرم افزار Office و گوگل
- داشتن سابقه‌کار اداری و آشنایی کامل با روندهای اداری
- مسلط‌بودن بر نرم‌افزارهای مدیریت اداری، مانند آفیس
- آشنایی کافی با اتوماسیون ادرای مکاتبات
- داشتن مهارت‌های سازمانی قوی، به‌همراه نگرش خوب در حل مسئله
- توانایی مکاتبات اداری و داشتن مهارت‌های ارتباط کلامی
- دقیق‌بودن در توجه به جزئیات
- مهارت بالا در زمینه سازماندهی، اولویت‌بندی فعالیت‌ها و مدیریت زمان
- انگیزه بالا برای شروع کار
- مهارت‌های بین‌فردی و تعامل بالا
- مهارت‌های حل مسئله و تحلیل قوی
- آشنایی ابتدایی با امور حسابداری
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- مسئول دفتر
حداقل سابقه کار
- مهم نیست
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست