شرح موقعیت شغلی

شرح موقعیت شغلی

• هماهنگی و برنامه‌ریزی جلسات داخلی و جلسات پروژه با کارفرما
• تهیه صورت‌جلسه و ثبت دقیق تصمیمات، اقدامات و مسئول هر فعالیت
• پیگیری مصوبات جلسات تا حصول نتیجه
• ثبت و به‌روزرسانی تسک‌ها در Jira و سایر ابزارهای مدیریت پروژه
• پیگیری وضعیت تسک‌ها از تیم‌های فنی، محصول، BI، زیرساخت و پشتیبانی
• تهیه گزارش‌های روزانه، هفتگی و دوره‌ای از وضعیت پروژه‌ها
• کنترل ددلاین‌ها، تعهدات و اقدامات باز هر پروژه
• یادآوری و پیگیری فعالیت‌های عقب‌افتاده یا نزدیک به موعد
• همکاری در تهیه گزارش‌های مدیریتی برای PMO و مدیریت شرکت
• دسته‌بندی و آرشیو مستندات، مکاتبات، صورت‌جلسات و فایل‌های پروژه
• پیگیری نامه‌ها و مکاتبات مرتبط با پروژه‌ها
• هماهنگی بین تیم‌های داخلی برای انجام فعالیت‌های پروژه
• پیگیری درخواست‌های کارفرما و اطمینان از ثبت و ارجاع صحیح آن‌ها
• کمک به آماده‌سازی مستندات تحویل، صورت‌وضعیت‌ها و گزارش‌های عملکرد پروژه
• به‌روزرسانی داشبوردها و فایل‌های کنترل پروژه
• تهیه فهرست اقدامات باز و گزارش موارد نیازمند تصمیم مدیریت
• همراهی مدیر پروژه یا PMO در جلسات و پیگیری اقدامات پس از جلسه

• توانایی بالا در پیگیری و مدیریت هم‌زمان چند موضوع
• نظم و دقت بالا در ثبت و مستندسازی اطلاعات
• توانایی تهیه صورت‌جلسه حرفه‌ای
• مهارت مناسب در گزارش‌نویسی
• توانایی برقراری ارتباط مؤثر با افراد و تیم‌های مختلف
• آشنایی با مفاهیم پایه مدیریت پروژه
• تسلط مناسب به Excel، Word و PowerPoint
• آشنایی با Jira و Confluence مزیت محسوب می‌شود
• توانایی تهیه گزارش وضعیت پروژه
• توانایی مدیریت برنامه جلسات و تقویم فعالیت‌ها
• مسئولیت‌پذیری و پیگیری تا حصول نتیجه

• تجربه فعالیت در شرکت‌های نرم‌افزاری یا فناوری اطلاعات
• آشنایی با پروژه‌های نرم‌افزاری
• آشنایی مقدماتی با BI و داشبوردهای مدیریتی
• آشنایی با Scrum، Agile یا سایر متدولوژی‌های مدیریت پروژه
• تجربه کار در PMO
• تجربه کار با Jira و Confluence
• آشنایی با فرآیندهای قرارداد، صورت‌وضعیت و تحویل پروژه

ویژگی‌های شخصیتی

• بسیار منظم و دقیق
• پیگیر و نتیجه‌گرا
• مسئولیت‌پذیر
• دارای ارتباطات حرفه‌ای
• توانمند در مدیریت چند کار به‌صورت هم‌زمان
• صبور در پیگیری امور
• دارای روحیه همکاری تیمی
• دارای توانایی یادگیری سریع
• حساس نسبت به زمان‌بندی و تعهدات
• توانمند در تشخیص موضوعات مهم و نیازمند پیگیری

شرایط کاری

• روزهای کاری: شنبه تا چهارشنبه، ساعت ۹ تا ۱۷
• پنج‌شنبه: ساعت ۸ تا ۱۲
• محل کار: حضوری – محدوده میرداماد
• نوع همکاری: تمام‌وقت

شاخص‌های موفقیت (KPI)

• درصد اقدامات جلسات که در موعد مقرر پیگیری و بسته شده‌اند
• میزان به‌روز بودن اطلاعات پروژه‌ها و تسک‌ها
• کیفیت و دقت صورت‌جلسات و گزارش‌ها
• کاهش تعداد تسک‌های بدون پیگیری یا دارای تأخیر
• صحت و نظم مستندات پروژه
• سرعت پیگیری درخواست‌های مدیر پروژه و PMO
• کیفیت هماهنگی بین تیم‌ها
• میزان پایبندی به زمان‌بندی گزارش‌های دوره‌ای

خلاصه نقش

دستیار اجرایی پروژه فردی است که کمک می‌کند هیچ جلسه‌ای بدون صورت‌جلسه، هیچ تصمیمی بدون مسئول، هیچ تسکی بدون پیگیری و هیچ تعهدی بدون کنترل باقی نماند.
این فرد بازوی اجرایی مدیر پروژه و PMO برای ایجاد نظم، شفافیت و پیگیری در پروژه‌هاست.

مهارت‌های مورد نیاز

• دستیار اجرایی
• پروژه

حداقل سابقه کار

• کمتر از سه سال

جنسیت

• مهم نیست

وضعیت نظام وظیفه

• مهم‌ نیست

ارسال رزومه