استخدام دستیار اجرایی (Executive Assistant)
شرح موقعیت شغلی
اگه از اون دسته آدمایی هستی که همیشه چند قدم جلوتر فکر می‌کنی، قبل از اینکه یک موضوع تبدیل به مشکل بشه متوجهش می‌شی و از ایجاد نظم وسط چند کار همزمان لذت می‌بری، احتمالاً جای تو کنار ماست.
ما به دنبال یک دستیار اجرایی (Executive Assistant) هستیم که فراتر از مدیریت تقویم و هماهنگی جلسات عمل کنه؛ کسی که بتونه به‌عنوان بازوی اجرایی مدیریت، جریان کارها رو منظم نگه داره، موضوعات مهم رو تا رسیدن به نتیجه پیگیری کنه و کمک کنه زمان و تمرکز مدیریت روی مهم‌ترین اولویت‌ها باقی بمونه.
مسئولیت‌های تو
- مدیریت و برنامه‌ریزی تقویم اجرایی و اولویت‌بندی جلسات و برنامه‌های مدیریت
- هماهنگی جلسات داخلی و خارجی و اطمینان از انجام هماهنگی‌های لازم پیش از هر جلسه
- برنامه‌ریزی و هماهنگی سفرهای کاری، رویدادها و برنامه‌های اجرایی
- مدیریت و پیگیری مکاتبات، تماس‌ها، ایمیل‌ها و ارتباطات مهم
- ایجاد هماهنگی مؤثر میان مدیریت، تیم‌های داخلی و ذی‌نفعان بیرونی
- پیگیری پروژه‌ها، تصمیمات و Action Itemهای محول‌شده تا رسیدن به نتیجه
- تهیه صورت‌جلسات، گزارش‌ها، ارائه‌ها و مستندات موردنیاز مدیریت
- جمع‌آوری و سازمان‌دهی اطلاعات موردنیاز برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی
- شناسایی موضوعات مهم و یادآوری به‌موقع Deadlineها، تعهدات و اولویت‌ها
- مدیریت حرفه‌ای اطلاعات محرمانه و حساس شرکت
ازت انتظار داریم
- حداقل ۶ سال تجربه کاری مرتبط، ترجیحاً در نقش دستیار مدیرعامل، دستیار مدیران ارشد یا مسئولیت‌های اجرایی مشابه
- توانایی مدیریت همزمان چند موضوع و تشخیص درست اولویت‌ها
- مهارت بالا در برنامه‌ریزی، هماهنگی و Follow-up
- توانایی نگارش حرفه‌ای مکاتبات و نامه‌های اداری
- توانایی برقراری ارتباط حرفه‌ای با مدیران، همکاران و افراد خارج از سازمان
- تسلط مناسب بر مجموعه Microsoft Office به‌ویژه Excel و Outlook
- آشنایی با ابزارهای مدیریت کار و پروژه مانند Jira
- توانایی تهیه گزارش، صورت‌جلسه و مستندات مدیریتی دقیق
- توانایی مدیریت اطلاعات محرمانه با دقت و امانت‌داری بالا
این مهارت‌ها برای ما خیلی مهم هستند
- نظم و دقت بالا در انجام و پیگیری کارها
- توانایی تشخیص اینکه بین چند موضوع همزمان، کدوم واقعاً اولویت بالاتری داره
- پیگیری مستمر کارها بدون نیاز به یادآوری مداوم
- توانایی پیش‌بینی نیازها و مشکلات قبل از اینکه به یک مسئله جدی تبدیل بشن
- قدرت حل مسئله و پیدا کردن راهکار در موقعیت‌های غیرمنتظره
- هوش هیجانی بالا و توانایی تعامل حرفه‌ای با افراد مختلف
- حفظ آرامش و تمرکز در شرایط پراسترس یا حساس
- جزئی‌نگری در کنار توانایی دیدن تصویر کلی
- مسئولیت‌پذیری بالا نسبت به نتیجه نهایی کار، نه فقط انجام تسک
داشتن این موارد مزیته
- تجربه مستقیم همکاری با مدیرعامل یا مدیران ارشد سازمان
- تجربه فعالیت در شرکت‌ها یا سازمان‌های دارای چند تیم و پروژه همزمان
- تجربه پیگیری پروژه‌های بین‌واحدی
- توانایی تهیه گزارش‌های مدیریتی و تحلیل اطلاعات
- آشنایی با ابزارهای Task Management و Project Management
برای این موقعیت، تجربه و بلوغ حرفه‌ای اهمیت زیادی برای ما داره و به همین دلیل به دنبال فردی در بازه سنی ۳۰ تا ۴۲ سال هستیم که تجربه کافی برای مدیریت موقعیت‌ها و تعاملات مختلف این نقش رو داشته باشه.
اگه از ایجاد نظم بین چند موضوع پیچیده لذت می‌بری، کارها رو تا رسیدن به نتیجه رها نمی‌کنی و دوست داری در کنار مدیریت سازمان نقش مؤثری در بهتر و سریع‌تر پیش رفتن کارها داشته باشی، خوشحال می‌شیم با هم آشنا بشیم.
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اجرایی
- دستیاری
- Microsoft Office
- پیگیری امور
حداقل سابقه کار
- بیش از شش سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- معافیت دائم پایان خدمت