استخدام مسئول دفتر (معاونت)
شرح موقعیت شغلی
مهارتهای عمومی:
- رازداری و وفاداری نسبت به سازمان
- خلاقیت و مهارت در تصمیم گیری
- پیگیر و مسئولیت‌پذیر
- روابط عمومی بالا و فن بیان قوی
- مهارت گوش دادن موثر
- اعتمادبه‌نفس بالا و مدیریت استرس
- تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان و مدیریت زمان
- نظم در ورود و خروج و دقت در کلیه امور
- توانایی کار تیمی
- رعایت انضباط کاری و وقت شناسی
مهارتهای تخصصی:
- تسلط بر نرم‌افزارهای Office، Outlookو Google Calendar
- آشنایی نسبی با زبان انگلیسی
- توانایی انجام مکاتبات اداری و آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
- توانایی گزارش دهی به مقام مافوق
- آشنایی با سیستم های گردش،پیگیری و بایگانی مکاتبات
- مهارت استفاده از اتوماسیون اداری
وظایف و مسئولیت های :
- اطلاع از دستورالعمل ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت ها.
- تهیه و تنظیم کارتابل و انجام امور حوزه معاونت (مکاتبات و بایگانی)
- اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط به معاونت/مدیریت در زمان مناسب و کیفیت مطلوب.
- اطلاع رسانی کلیه پیغام های مربوط به مافوق و یا پرسنل واحد، در صورت عدم حضور آنها.
- تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه ها و مستندات مورد نیاز.
- برنامه ریزی ارتباطات و جلسات معاونت و مدیران با کارکنان و ارباب رجوع ها(قرارملاقات).
- پیگیری امور و تدارک تشریفات و برنامه ریزی سفرهای معاونت و مدیران
- استقبال و بدرقه میهمانان معاونت و مدیران.
- پیگیری صورتجلسه های مربوطه تا حصول نتیجه و ارائه گزارش به معاونت یا مدیر مرتبط
- همکاری در رابطه با معرفی همکاران جدید واحد به سازمان و آشنایی آنها با واحد های مختلف شرکت
- تدوین گزارشات مورد نیاز و ارائه به معاونت و مدیران.
- کار با سیستم های تلفن، ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری.
- نظارت بر چیدمان و آراستگی فضای کار واحد( این مورد شامل فضای کار کل واحد معاونت/مدیریت میباشد).
- تلاش در جهت توسعه فردی و واحد مربوطه.
- دریافت و رسیدگی به ارسال و مرسولات حوزه معاونت
- ثبت تجهیزات ومایحتاج مورد نیازی اداری همکاران واحد در سامانه همکاران و پیگیری لازم جهت دریافت آنها.
- پاسخگویی به تلفن ها و مراجعان مربوطه و نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی معاونت و مدیران و سایر کارکنان.
- نظارت بر قوانین عمومی شرکت در واحد مربوطه (مانند پوشش رسمی سازمان،رعایت رفتار سازمانی،رعایت پروتکلها بهداشتی و امثالهم).
- آموزش 5S و نظارت بر انجام آن.
- و سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت و معاونت مربوطه
مهارتهای مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- مکاتبات اداری
- Microsoft Office
- هماهنگی جلسات
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- معافیت دائم پایان خدمت