استخدام منشی و مسئول دفتر(خانم)
شرح موقعیت شغلی
شرح وظایف منشی
1- درک خط مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد/شرکت در رابطه با آن‌ها
2- تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی
3- رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
4- پاسخگویی به تلفن متقاضیان ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق
5- دریافت فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه.
6- ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق
7- برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
8- یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه
9- آماده‌سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.
10- ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز
11- آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده.
12- دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
13- تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید.
14- تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
15- ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل،پست،پیک و …)
16- کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن .
17- کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخگویی به آن.
18- دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان .
19- شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره .
20- نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه ، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی
21- پاسخگویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق .
22- پاسخگویی به ارباب رجوع حضوری .
23- کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر.
24- تکمیل فرم گزارش ورود و خروج ( تایم شیت) در صورت نیاز و اعلام مسئول مافوق.
25- پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه .
26- شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل ،چاپ و … جهت انجام خدمات اداری
27- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
28- هماهنگی با تأمین‌کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی ،پیک و …
29- هماهنگی جهت خریدکالای اداری موردنیاز .
30- تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
31- پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته.
32- دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده.
33- اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
34- تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز ( کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی )
35- جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های موردنیاز مسئول مافوق.
36- محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه .
37- هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان .
38- محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و …
39- رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
40- رعایت موارد ایمنی در حین انجام فعالیت‌ها.
مهارت‌های مورد نیاز
- امور دفتری
- منشی و مسئول دفتر
- تنخواه‌گردانی
- پاسخگویی به تلفن
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن