استخدام مسئول دفتر
شرح موقعیت شغلی
شرح وظایف
- پاسخگویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
- ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
- تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها
- یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
- برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
- هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
- دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
- دریافت تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
- دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان
- شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره
- نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری
- دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
- پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
- ثبت گزارش‌های تنخواه و اعلام به مدیر مافوق
- محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
- ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه
- انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق
مهارت‌های مورد نیاز
- پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج
- روابط عمومی بالا
- اعتمادبه‌نفس بالا
- مسئولیت‌پذیری
- مدیریت استرس
- خلاقیت
- مدیریت زمان
- تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان
- تسلط بر نرم‌افزارهای Office
- توانایی انجام مکاتبات اداری
- آشنایی با تایپ فارسی
- توانایی گزارش دهی
- خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه
- حافظه خوب و حضور ذهن
- صبر و تحمل بالا
- رازداری در فعالیت‌های اداری
- رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس
- متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- مکاتبات اداری
- هماهنگی جلسات
- Microsoft Office
- پاسخگویی به تلفن
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
حقوق
- حقوق حقوق پایه (وزارت کار)
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست