استخدام منشی و مسئول دفتر (خانم)

شرح وظایف اصلی:

مدیریت و ثبت مستندات:

ثبت و بایگانی نامه‌های وارده و صادره، صورت‌جلسات، قراردادها و ضمانت‌نامه‌ها در میزیتو.

ثبت کد پیگیری و رسیدهای دبیرخانه‌ها در میزیتو و ذخیره فیزیکی آنها در بخش بایگانی.

ایجاد و ثبت تسک‌های مربوطه در میزیتو برای پیگیری مستندات.

پیگیری امور بیمه تکمیلی پرسنل:

پیگیری ثبت‌نام و تمدید بیمه تکمیلی برای پرسنل.

ثبت اطلاعات بیمه تکمیلی در سیستم و ارائه گزارش وضعیت به مدیران.

هماهنگی و مدیریت جلسات:

برنامه‌ریزی جلسات مدیران (مدیرعامل، رئیس هیئت‌مدیره، مدیر فروش، مدیر پروژه، مدیر فنی، مدیر آموزش، مدیر پشتیبانی).

یادآوری جلسات به اعضای مرتبط.

کانفرم جلسه در روز قبل و روز جلسه.

تنظیم و ارسال نامه‌ها:

دریافت تیپ نامه‌ها از مدیران واحدها.

تنظیم نامه‌ها بر اساس دستورالعمل‌های ارائه‌شده توسط مدیران.

انتقال نامه‌ها به سربرگ رسمی شرکت، پیگیری امضا و ثبت در میزیتو.

ارسال نامه‌ها از طریق ایمیل، پست، یا تحویل حضوری با تعامل با کارپرداز شرکت.

مدیریت امور مصرفی و کارپردازی:

آماده‌سازی اسناد و بسته‌های مربوط به کارپرداز شرکت حداقل یک روز قبل از ارسال.

همکاری هفتگی با آبدارچی و حسابدار شرکت برای خرید اقلام مصرفی شرکت.

تعاملات داخلی و خارجی:

تعامل مستمر با مدیرعامل، رئیس هیئت‌مدیره و سایر مدیران واحدها.

هماهنگی با کارپردازان شرکت برای ارسال و دریافت مستندات.

مهارت‌ها و ابزار موردنیاز:

تسلط بر میزیتو برای مدیریت مستندات، تسک‌ها، و گزارش‌دهی.

مهارت‌های عالی در جستجوی اطلاعات و تهیه مستندات.

تسلط بر اصول تنظیم نامه‌های رسمی و بایگانی.

توانایی برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات با دقت بالا.

مهارت در مدیریت و تهیه اقلام مصرفی شرکت.