استخدام مسئول دفتر(خانم)
شرح موقعیت شغلی
شرایط احراز
- ویژگیها و مهارتهای عمومی:
- تحصیلات: کارشناسی
- باهوش، پیگیر، روابط عمومی بالا و ظاهری آراسته
- وقتشناسی و انضباط کاری
- تسلط به نرمافزارهای ICDL
- تسلط به امور اداری و استخدامی
- آشنایی به امور مالی و زبان انگلیسی مزیت محسوب میشود
- دارای 3 سال سابقه کار مفید و مرتبط
شرح وظایف مسئول دفتر
- تنظیم برنامهها و تعیین و تنظیم قرار ملاقاتها، بازدیدها، حضور در گردهماییها، سفرها و ...
- بایگانی مدارک، مستندات و پیامهای الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه
- جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیامهای تلفنی و نمابر و فکس، پست و ... به مدیر
- دریافت و رسیدگی به ایمیلهای رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
- تایپ، تهیه و تنظیم دستور جلسهها، صورت جلسهها، گزارشات کارشناسی، مکاتبات اداری مورد نیاز و دعوتنامههای مرتبط با جلسات مدیران
- رعایت نظم و انضباط و محافظت و حراست از اموال شرکت
- برخورد مناسب با مراجعین و خوشرو و خوشبرخورد عمل کردن در هنگام صحبت با مراجعین و پاسخگویی کامل به آنها
- تماس و پر کردن تایمهای ملاقات و یادآوری به افراد جهت مراجعه
- پیگیری دستورهای صادره از مدیر در واحدهای سازمانی و سازمانها و ادارات دیگر تا حصول نتیجه
- نظارت بر کلیه امور و خدمات مورد نیاز دفتر مدیر
- درخواست و پیگیری به منظور تهیه اقلام و ملزومات اداری و امکانات پذیرایی دفتر
مهارتهای تخصصی مسئول دفتر
- آشنایی با ضوابط و مقررات اداری و اطلاعات پرسنلی
- آشنایی با همکاران و افرادی که با شرکت در حال فعالیت میباشند
- پاسخگویی به مراجعین و آشنایی با مکالمه صحیح تلفنی
- آشنایی به چگونگی ابلاغ دستورات و سفارشات مدیر به مجموعه
- توانایی مدیریت موثر زمان
- آشنایی با آداب معاشرت و تشریفات اداری
- توانایی بایگانی
- آشنایی با اصول مکاتبات اداری و گزارشنویسی
- دقت و توجه به جزئیات و حافظه فعال و قوی
- داشتن اطلاعاتی در مورد شرکت و یا ادارهای که در آن مشغول است
- مهارت در تایپ و آشنایی با برنامههای آفیس کامپیوتری
- آشنایی با تشریفات پذیرایی جهت نظارت بر فعالیت نیروهای خدمات
مهارتهای مورد نیاز
- امور دفتری
- پاسخگویی به تلفن
- پیگیری امور
- Microsoft Office
- مکاتبات اداری
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن