استخدام مسئول دفتر مدیرعامل
شرح موقعیت شغلی
شرح شغل:
ما در مدریک به دنبال یک مسئول دفتر هستیم که زیر نظر مدیرعامل فعالیت می‌کند و برنامه‌ریزی، اجرا و هماهنگی برنامه‌ها و دستورات مدیرعامل و ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را بر عهده دارد.
مسئولیت ها:
· ساماندهی امور اداری و دفتری
· تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز
· جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
· اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیرعامل در زمان مناسب و کیفیت مطلوب
· پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
· نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
· ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات تابعه
· گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی
· تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها
· آماده کردن پیشینه‌ها و پرونده‌های مربوط به کمیسیونها، نشستها و سمینارها برای آگاهی و مطالعه مدیرعامل امورمالی
· رسیدگی و انجام کلیه امور اداری و اجرایی مربوط دفتر مدیریت
· پاسخگویی و مدیریت تماس های تلفنی
· تهیه و ارسال نامه های دفتر مدیریت، ثبت و بایگانی آن در سیستم
· تنظیم و ثبت قرارهای ملاقات و جلسات داخلی و خارجی
· برقراری ارتباط با کارکنان، مشتریان و همکاران تجاری شرکت
· جمع آوری و آماده نمودن اطلاعات مورد نیاز و تهیه گزارشات و جداول آماری
· انجام سایر امور ارجاعی مرتبط با شغل
· نگارش نامه و مکاتبات اداری
· تنظیم صورت جلسات
الزامات:
· مهارتهای ICDL
· مهارتهای امور اداری و دفتری
· فن بیان و مذاکره
· روابط عمومی بالا
· دقیق، پیگیر و مسئولیت پذیر
· وقت شناس، منظم
· مسلط به مجموعه آفیس خصوصا Word و Excel
· آشنایی با آداب معاشرت و تشریفات اداری
مهارتهای مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- Microsoft Office
- مکاتبات اداری
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست