استخدام مسئول دفتر مدیرعامل
شرح موقعیت شغلی
شرح وظایف:
مدیریت و هماهنگی برنامهها
- تنظیم و مدیریت تقویم کاری: تنظیم و پیگیری برنامههای روزانه مدیرعامل، از جمله جلسات، ملاقاتها، و مهلتها.
- هماهنگی جلسات: برنامهریزی، ارسال دعوتنامهها، رزرو مکان و تهیه تجهیزات مورد نیاز برای جلسات.
- یادآوری رویدادها و موعدهای مهم: پیگیری و یادآوری تاریخهای مهم به مدیران و کارکنان.
پاسخگویی به تماسها و مکاتبات
- مدیریت تماسهای ورودی و خروجی: پاسخگویی به تماسهای تلفنی، انتقال پیامها به افراد مربوطه.
- پاسخگویی به ایمیلها و نامهها: مدیریت ایمیلها، نوشتن و ارسال نامههای اداری، پیگیری پاسخها.
- استقبال و راهنمایی مراجعین: خوشآمدگویی به مراجعین، ارائه اطلاعات و راهنمایی آنان در سازمان.
مدیریت اسناد و مدارک
- ثبت و ذخیرهسازی اسناد و مدارک: سازماندهی، ذخیره و نگهداری اسناد به صورت فیزیکی و دیجیتالی، ایجاد سیستمهای دستهبندی و بایگانی.
- حفاظت از اطلاعات محرمانه: اطمینان از حفظ امنیت و محرمانگی اسناد حساس.
- آرشیو و بازیابی اطلاعات: مدیریت آرشیو اسناد و قابلیت بازیابی سریع و کارآمد اطلاعات مورد نیاز.
پشتیبانی اداری و اجرایی
- مدیریت موجودی لوازم اداری: کنترل موجودی، سفارش و تامین لوازم اداری، اقلام مصرفی، مایحتاج روزانه و تجهیزات مورد نیاز.
- همکاری با بخشهای مختلف: ارتباط و همکاری با سایر بخشها برای هماهنگی امور اجرایی.
- مدیریت نیروهای خدماتی: هماهنگی بین نیروها جهت انجام امور
مدیریت امور مالی تنخواه
- ثبت و پیگیری هزینهها: کنترل و ثبت هزینههای روزانه، ایجاد و مدیریت گزارشهای مالی.
- تهیه فاکتورها و پیگیری پرداختها: صدور فاکتورها، پیگیری و مدیریت پرداختها و دریافتها.
مهارتها فردی مورد نیاز:
مهارتهای ارتباطی
- ارتباطات شفاهی: توانایی برقراری ارتباط مؤثر با مدیران، همکاران و مراجعین.
- ارتباطات نوشتاری: مهارت در نوشتن ایمیلها، نامهها و مستندات.
- شنوایی فعال: گوش دادن به دیگران با دقت.
مهارتهای سازماندهی و مدیریت زمان
- مدیریت زمان: توانایی برنامهریزی و مدیریت زمان برای انجام وظایف مختلف.
- تعیین اولویتها: تشخیص وظایف مهمتر و ترتیببندی آنها.
- مدیریت چندوظیفهای: انجام چندین وظیفه به صورت همزمان.
مهارتهای فناوری اطلاعات
- آشنایی با نرمافزارهای اداری: کار با نرمافزارهای مانند مایکروسافت آفیس
- مهارتهای تایپ: داشتن سرعت و دقت در تایپ.
مهارتهای بین فردی
- روابط عمومی خوب: توانایی ایجاد و حفظ روابط مثبت.
- همکاری تیمی: کار کردن به عنوان بخشی از یک تیم.
- انعطافپذیری: سازگاری با تغییرات و موقعیتهای جدید.
مهارتهای حل مسئله و تصمیمگیری
- حل مسئله: تشخیص مشکلات و ارائه راهحلهای مناسب.
- تصمیمگیری: اتخاذ تصمیمهای سریع و مؤثر.
مهارتهای دقت و توجه به جزئیات
- دقت و جزئینگری: توجه به جزئیات در کارهای روزمره.
- محرمانگی: حفظ محرمانگی اطلاعات حساس.
مهارتهای مذاکره و متقاعدسازی
- مذاکره: توانایی مذاکره با تامینکنندگان و مشتریان.
- متقاعدسازی: متقاعد کردن دیگران و ارائه نظرات.
مهارتهای خودمدیریتی
- انضباط شخصی: مدیریت خود و انجام وظایف بدون نظارت.
- استقلال: کار کردن به صورت مستقل.
نرم افزارها
Microsoft Word|متوسط
Microsoft Excel|متوسط
مهارتهای مورد نیاز
- امور اداری
- امور دفتری
- پیگیری امور
- Microsoft Office
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
حقوق
- حقوق از ۱۶,۰۰۰,۰۰۰ تومان
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست