استخدام مسئول دفتر مدیرعامل
شرح موقعیت شغلی
ما در «امضانو» مشتاق همکاری با فردی منظم، پیگیر و مسئولیتپذیر هستیم که بتواند بهعنوان بازوی اجرایی مدیرعامل، به هماهنگی بهتر امور و افزایش بهرهوری تیمها کمک کند. اگر از مدیریت کارها، ایجاد نظم و به نتیجه رساندن امور انرژی میگیرید، خوشحال میشویم با شما بیشتر آشنا شویم.
ماموریت نقش:
ایجاد نظم، هماهنگی و جریان روان در امور اجرایی و اداری شرکت، بهطوریکه مدیرعامل و تیمها بتوانند با تمرکز بالا روی اهداف خود کار کنند و بهرهوری افزایش یابد.
جایگاه در سازمان:
- گزارشدهی مستقیم به مدیرعامل
- همکاری نزدیک با تمام تیمها
- مدیریت مستقیم تیم خدمات و تشریفات
مسئولیتها:
- مدیریت و تنظیم تقویم جلسات مدیرعامل (داخلی و خارجی)
- هماهنگی، یادآوری و برنامهریزی نحوه برگزاری جلسات
- هماهنگی رفتوآمدها، مهمانها و جلسات حضوری
- مدیریت پذیرایی جلسات و مهمانان
- تهیه صورتجلسه و پیگیری دقیق اکشنآیتمها
- برنامهریزی تسکهای مدیرعامل بر اساس اولویت سازمان
- مدیریت تماسها، ایمیلها و درخواستهای ورودی به شرکت
- انجام و پیگیری مکاتبات اداری (نامهنگاری)
- آرشیو و نگهداری اسناد (فیزیکی و دیجیتال)
- مدیریت تیم خدمات و تشریفات
- پیگیری امور روزمره اداری دفتر (نظافت، تجهیزات، نظم محیط)
- مدیریت ملزومات مصرفی و ثبت سفارش خرید (نوشتافزار و ...)
- تنخواهگردانی و مدیریت هزینههای جاری دفتر
- همکاری با تیم منابع انسانی در برگزاری رویدادها و دورهمیها
- پشتیبانی اجرایی از فرآیند آنبوردینگ در کنار تیم منابع انسانی
- رسیدگی به درخواستهای اجرایی موردی مدیران و مدیرعامل
- بهروزرسانی دیتابیسها و فایلهای داخلی
- بهبود فرآیندهای اداری و شناسایی گلوگاهها
- پیگیری مستمر کارها تا حصول نتیجه
شایستگیهای مورد نیاز
مهارتهای تخصصی:
- تسلط به Microsoft Office و Google Workspace
- آشنایی با مکاتبات اداری
- آشنایی با ابزارهای مدیریت کار (Notion / Trello)
- توانایی مستندسازی و گزارشنویسی
- تسلط نسبی به زبان انگلیسی
مهارتهای رفتاری:
- نظم و دقت بالا
- مسئولیتپذیری و پیگیری مستمر
- مهارت ارتباطی قوی
- توانایی مدیریت همزمان چند کار
- رازداری و امانتداری
- انعطافپذیری و حل مسئله
شرایط احراز:
- حداقل ۳ سال تجربه در نقش مشابه
- آشنایی با فضای استارتاپی
شرایط کاری:
- روزهای کاری: شنبه تا چهارشنبه (پنجشنبهها عموماً تعطیل است و در صورت نیاز کاری، با هماهنگی قبلی)
- ساعت کاری: ۸:۰۰ تا ۱۷:۰۰
- در صورت نیاز به حضور خارج از ساعات کاری، اضافهکاری مطابق با قوانین شرکت محاسبه خواهد شد
مهارتهای مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- Microsoft Office
- پاسخگویی به تلفن
- هماهنگی جلسات
زبانهای مورد نیاز
- انگلیسی
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
حقوق
- حقوق از ۳۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- معافیت تحصیلی معافیت دائم پایان خدمت