استخدام کارشناس اداری (اجرایی)
شرح موقعیت شغلی
واحد اداری-اجرایی شرکت، به عنوان یکی از ارائه‌دهندگان خدمت به داخل تیم، از ارکان مهم هر سازمان به شمار می‌رود. تعاملات متنوع با ذی‌نفعان مختلف در داخل و خارج سازمان و دسته فعالیت‌های گوناگون، اهمیت این بخش را پررنگ‌تر می‌کند. مسئولیت کلی کارشناس اداری-اجرایی، پیگیری و انجام امور محوله در بخش داخلی شرکت، جهت تسهیل فرایندهای داخل تیم و بین تیمی و رفع دغدغه‌های لاماسو است.
مسئولیت‌ها:
- پیگیری قراردادهای مشتریان
- تهیه پیش‌نویس قرارداد مشتریان، براساس نمونه‌های خام قراردادهای موجود
- صحبت با مشتریان جهت دریافت اطلاعات به‌منظور تکمیل قرارداد
- تهیه قرارداد نهایی مشتریان، براساس اطلاعات دریافتی از واحد فروش و مالی و ارتباطات شخصی
- پیگیری مرسولات
- جمع‌بندی نیازهای شرکت در راستای ارسال و دریافت مرسولات
- ارسال مرسولات از شرکت و دریافت مرسولات
- نامه‌نگاری
- انجام نامه‌نگاری‌های عمومی با ذی‌نفعان داخلی و خارجی
- انجام نامه‌نگاری‌های مهم براساس خط‌مشی‌های دریافتی
- اجرای نیازمندی‌های سازمان
- بازوی اجرایی در مدیریت نیازمندی‌های سازمان
- تهیه لیست نیازمندی‌ها در بخش‌های مختلف سازمان (خریدها، فعالیت‌های داخلی، تعمیرات و ...)
- پیگیری، انجام و خرید لیست نیازمندی‌های تهیه‌شده براساس نظر تیم اداری‌اجرایی
- پیگیری درخواست‌های داخلی سازمان
- پیگیری و هماهنگی‌ها
- پیگیری امضای نامه‌های داخل و خارج سازمان
- پیگیری پرداخت فاکتورها از مشتریان
- پیگیری پرداخت به فروشندگان
- پیگیری کارهای مرتبط با بانک، بیمه و شهرداری (کارهای اجرایی مرتبط)
- انجام هماهنگی‌های لازم جلسات، مکاتبات و غیره
- تهیه صورتحساب مشتریان
- تهیه صورتحساب مشتریان براساس فرایندها و ابزارهای موجود
مهارت‌های مورد نیاز:
- مهارت نسبی در نرم‌افزارهای آفیس (Word - Excel)
- پیگیری بالا در اجرای کارها و مسئولیت‌پذیری
- مشتاق به یادگیری
- توانایی انجام چند کار همزمان
- آشنایی با فرایندهای نامه‌نگاری
- آشنایی با روال‌های تهیه فرایند و اصلاح فرایندها
- توانایی برقراری ارتباط کلامی مناسب با سطح وسیعی از ذی‌نفعان
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- Microsoft Office
- امور اجرایی
حداقل سابقه کار
- مهم نیست
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست