استخدام مسئول دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
شرح وظایف
- تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش دهی به مدیریت
- پاسخگویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
- ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
- تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها
- ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان بر اساس سلسه مراتب سازمانی
- یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
- برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
- هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
- دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
- تنظیم نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق
- دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازی
- نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری
- کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
- پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
- پاسخگویی به ارباب و رجوع به‌صورت حضوری
- شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل ، چاپ و …
- درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر
- ثبت گزارش‌های تنخواه و اعلام به مدیر مافوق
- جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش موردنیاز مدیر مافوق
- محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
- درخواست خرید کالای موردنیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
مهارت‌های عمومی
- پیگیری
- روابط عمومی بالا
- اعتمادبه‌نفس بالا
- مسئولیت‌پذیری
- مدیریت استرس
- خلاقیت
- مدیریت زمان
- تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان
- تصمیم گیری سریع و اجرایی
مهارت‌های تخصصی
- تسلط بر نرم‌افزارهای Office
- آشنایی با زبان انگلیسی
- آشنایی با فضای دیجیتال
- توانایی انجام مکاتبات اداری
- آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
- توانایی گزارش دهی
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- مکاتبات اداری
- پاسخگویی به تلفن
- هماهنگی جلسات
- Microsoft Office
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن