استخدام مسئول دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
- پیگیری امور مرتبط با دفتر مدیرعامل
- هماهنگی، برنامه ریزی، زمان بندی و پیگیری جلسه ها و سفرها و بازدیدها
- راهنمایی و پاسخگویی به مراجعان حضوری یا تلفنی
- بایگانی مدارک، اسناد و پیام های الکترونیکی و فیزیکی (اسناد عادی، خصوصی یا محرمانه)
- طراحی و آماده سازی گزارش های مدیریتی موردنیاز
- تسلط به امور دفتری، تنظیم صورت جلسات، دستور جلسات و تهیه مستندات مورد نیاز
- انجام هماهنگی میان مدیرعامل و مدیران اجرایی، کارمندان، مشتریان
- انتقال پیام ها و اطلاعات با دقت بالا به مدیر عامل و پاسخگویی و گزارش دهی جریان اطلاعات
- نظارت بر عملکرد سایر کارکنان دفتری.
- هماهنگی مقدمات سفر برای مدیر عامل
- تهیه ورد، اکسل، دستورکار، گزارش، پروژه های ویژه و سایر اسناد در راستای اهداف سازمان
- کنترل تماس های تلفنی دریافتی؛ دریافت و ارسال پیام های دقیق؛ پاسخ به درخواست ها
مهارت های مورد نیاز :
- رازداری و حفظ محرمانگی اطلاعات حساس
- دارای خلاقیت و استعداد در حل مسائل
- مسئولیت پذیر و منظم و بسیار دقیق در انجام امور محوله
- دقت بالا و توجه به جزئیات
- داشتن روحیه کار تیمی، پیگیر، سخت کوش و پویا
- دارای روابط عمومی و مهارت های ارتباطی قوی
توانمندی های تخصصی :
- تسلط به زبان انگلیسی (مکالمه و مکاتبه) مزیت مهم محسوب می گردد
- مسلط به آیین نگارش و مکاتبات اداری
- تسلط کافی به نرم افزار های Excel, Word, Outlook
- آشنایی با نرم افزارهای خانواده Google مانند: Google Drive ، Google Calendar, Google Sheet
- آشنایی با ابزارهای برگزاری جلسه آنلاین مانند Skype یا Zoom
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- هماهنگی جلسات
زبان‌های مورد نیاز
- انگلیسی
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
حقوق
- حقوق از ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان
جنسیت
- زن