استخدام مسئول دفتر
شرح موقعیت شغلی
- تهیه و مستندسازی نامه‌ها، اسناد و صورتجلسه‌های اداری
- آماده‌سازی نامه‌ها، گزارش‌ها و سایر اسناد مورد نیاز
- دریافت و توزیع نامه‌های وارده، فکس‌ها و ایمیل‌ها
- پاسخ به تماس‌های ورودی، ثبت پیام‌ها و انتقال آن به افراد مربوطه
- نگهداری اطلاعات به روز در ارتباط با ابزارهای ارتباطی شامل فکس‌ها، شماره تماس‌ها و آدرس‌ها
- سازماندهی و هماهنگی جلسات و کنفرانس‌ها
- مدیریت تقویم کاری مدیران، زمان‌بندی رویدادها و جلسات و هماهنگی برای قرار ملاقات و سفرها
- مدیریت میهمانان
- پیگیری و انجام امور مربوط به مرسولات سازمان
- تهیه محتواهای مورد نیاز برای برگزاری جلسات طبق درخواست مدیر مربوطه شامل ارائه تصویری، گزارش‌های کتبی و ...
- ایفای نقش فعال در مدیریت ارتباط با مشتریان درون سازمانی و برون سازمانی
- انجام مسئولیت‌های محوله مرتبط با سازمان از سمت مدیر (مدیران)
- کنترل موجودی اقلام مورد نیاز دفتر
شرایط احراز:
- داشتن روحیه همکاری و تعامل قوی
- تعهد بالا در اجرای امور محوله، دقت نظر بالا
- نظم، پیگیری موثر و توجه به جزئیات
- توانایی انجام و پیگیری همزمان چند مسئولیت
- تسلط بر استفاده از نرم افزارهای Microsoft Office
- مسلط به اتوماسیون و مکاتبات اداری چارگون
- مسلط به نگارش مکاتبات اداری
- آشنا به زبان انگلیسی
** آشنایی با صنعت بیمه مزیت خواهد بود.
- آماده‌سازی نامه‌ها، گزارش‌ها و سایر اسناد مورد نیاز
- دریافت و توزیع نامه‌های وارده، فکس‌ها و ایمیل‌ها
- پاسخ به تماس‌های ورودی، ثبت پیام‌ها و انتقال آن به افراد مربوطه
- نگهداری اطلاعات به روز در ارتباط با ابزارهای ارتباطی شامل فکس‌ها، شماره تماس‌ها و آدرس‌ها
- سازماندهی و هماهنگی جلسات و کنفرانس‌ها
- مدیریت تقویم کاری مدیران، زمان‌بندی رویدادها و جلسات و هماهنگی برای قرار ملاقات و سفرها
- مدیریت میهمانان
- پیگیری و انجام امور مربوط به مرسولات سازمان
- تهیه محتواهای مورد نیاز برای برگزاری جلسات طبق درخواست مدیر مربوطه شامل ارائه تصویری، گزارش‌های کتبی و ...
- ایفای نقش فعال در مدیریت ارتباط با مشتریان درون سازمانی و برون سازمانی
- انجام مسئولیت‌های محوله مرتبط با سازمان از سمت مدیر (مدیران)
- کنترل موجودی اقلام مورد نیاز دفتر
شرایط احراز:
- داشتن روحیه همکاری و تعامل قوی
- تعهد بالا در اجرای امور محوله، دقت نظر بالا
- نظم، پیگیری موثر و توجه به جزئیات
- توانایی انجام و پیگیری همزمان چند مسئولیت
- تسلط بر استفاده از نرم افزارهای Microsoft Office
- مسلط به اتوماسیون و مکاتبات اداری چارگون
- مسلط به نگارش مکاتبات اداری
- آشنا به زبان انگلیسی
** آشنایی با صنعت بیمه مزیت خواهد بود.
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- هماهنگی جلسات
- پیگیری امور
- پاسخگویی به تلفن
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست