استخدام مسئول دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
ما به دنبال یک مسئول دفتر حرفه‌ای و با‌تجربه هستیم که به مدیریت وظایف اداری روزانه، پشتیبانی از تیم‌های مختلف و هماهنگی‌های اداری کمک کند. فرد منتخب باید توانایی مدیریت زمان، ارتباط موثر، و مهارت‌های سازماندهی قوی داشته باشد.
وظایف و مسئولیت‌ها:
- تسلط به نرم‌افزارهای Microsoft Office (ICDL).
- دریافت، طبقه‌بندی، و ارسال ایمیل‌ها، نامه‌ها و سایر مکاتبات به افراد مربوطه.
- هماهنگی و تنظیم جلسات، رزرو اتاق‌های جلسات، ارسال دعوت‌نامه‌ها و پیگیری زمان‌بندی جلسات.
- پاسخگویی به تماس‌های تلفنی، هدایت تماس‌ها به بخش‌های مربوطه و ضبط پیام‌ها در صورت عدم حضور افراد.
- ذخیره، طبقه‌بندی و نگهداری مدارک و اسناد مهم به صورت فیزیکی و دیجیتالی.
- انجام وظایف عمومی اداری مانند تهیه و ارسال گزارش‌ها، تهیه و چاپ مدارک و اسناد، و پشتیبانی از فعالیت‌های اجرایی دفتر.
- مدیریت و هماهنگی تقویم‌های مدیران و دیگر کارکنان برای جلوگیری از تداخل برنامه‌ها.
- اطمینان از موجودی کافی لوازم اداری و سفارش موارد لازم در زمان مناسب.
- کمک به پردازش فاکتورها، دریافت و پرداخت‌ها و پیگیری امور حسابداری ساده.
- استقبال از مراجعین و راهنمایی آن‌ها به بخش‌های مربوطه.
- برقراری ارتباط با سایر واحدها و هماهنگی برای انجام وظایف مشترک.
- ارائه پشتیبانی مستقیم به مدیران و مدیران ارشد در انجام وظایف روزانه و هماهنگی‌های لازم.
- حفاظت و مدیریت اطلاعات حساس و محرمانه شرکت و مراجعین.
توجه : محل شرکت در محدوده سهروردی - سیدخندان میباشد، اولویت استخدام با افرادی است که مشکلی جهت رفت و آمد به شرکت نداشته باشند و ساعت کاری شرکت از 8 صبح الی 5 بعدالظهر
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- امور دفتری
- Microsoft Office
- پاسخگویی به تلفن
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن