استخدام دستیار مدیرعامل(خانم)
شرح موقعیت شغلی
جهت تکمیل تیم مدیریتی خود، از فردی منظم، دقیق، مسئولیتپذیر و پیگیر برای موقعیت شغلی دستیار مدیرعامل دعوت به همکاری مینماید.
ما به دنبال فردی هستیم که بتواند در کنار مدیرعامل، نظم اجرایی مجموعه را افزایش دهد، پیگیری امور روزانه را به شکل دقیق انجام دهد، ارتباط مؤثر بین مدیرعامل، پرسنل، مشتریان، تأمینکنندگان و واحدهای مختلف مجموعه برقرار کند و در پیشبرد سریعتر تصمیمات مدیریتی نقش مستقیم داشته باشد.
این جایگاه مناسب فردی است که روحیه اجرایی، سرعت عمل، دقت بالا، روابط عمومی قوی و توانایی پیگیری جدی امور را داشته باشد و بتواند در شرایط شلوغ، محرمانه و گاهی پرفشار، آرام، منظم و قابل اعتماد عمل کند.
دستیار مدیرعامل مسئول هماهنگی، پیگیری، برنامهریزی، گزارشدهی و نظمبخشی به امور مرتبط با مدیرعامل و بخشهای مختلف مجموعه است. این فرد باید بتواند برنامههای روزانه مدیرعامل را مدیریت کند، جلسات را هماهنگ نماید، امور محوله را تا حصول نتیجه پیگیری کند و گزارشهای دقیق و قابل اتکا ارائه دهد.
وظایف و مسئولیتها
مدیریت و تنظیم برنامه روزانه، هفتگی و ماهانه مدیرعامل
هماهنگی جلسات داخلی و خارجی و اطلاعرسانی دقیق به افراد مرتبط
پیگیری مصوبات جلسات و امور محوله تا رسیدن به نتیجه نهایی
تهیه گزارش از جلسات، تماسها، مذاکرات و روند انجام کارها
هماهنگی بین مدیرعامل و واحدهای مختلف شرکت
پیگیری کارهای اداری، اجرایی و سازمانی مجموعه
مدیریت تماسها، پیامها، مکاتبات، ایمیلها و نامههای مرتبط با دفتر مدیریت
تنظیم، تایپ، بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک مهم
پیگیری امور مربوط به مشتریان، همکاران، تأمینکنندگان و شرکای تجاری
هماهنگی قرارها، بازدیدها، جلسات کاری و برنامههای بیرون از شرکت
آمادهسازی فایلها، مستندات، گزارشها و اطلاعات مورد نیاز مدیرعامل
بررسی و خلاصهسازی اطلاعات، گزارشها یا موضوعات مورد نیاز مدیریت
یادآوری کارهای مهم، زمانبندیها، پیگیریها و مهلتهای تعیینشده
کمک به نظمبخشی به فرآیندهای داخلی شرکت
حفظ محرمانگی کامل اطلاعات مدیریتی، مالی، پرسنلی و تجاری
پیگیری امور شخصی مرتبط با برنامه کاری مدیرعامل در صورت نیاز
هماهنگی سفرهای کاری، جلسات بیرون از دفتر، رزروها و امور مربوط به رفتوآمد در صورت نیاز
شرایط احراز
حداقل ۲ سال سابقه کار مرتبط در موقعیتهایی مانند دستیار مدیرعامل، مسئول دفتر، دستیار اجرایی، هماهنگکننده اداری یا امور مدیریتی
روابط عمومی بسیار قوی و توانایی برقراری ارتباط حرفهای
دقت بالا در پیگیری، ثبت اطلاعات و انجام امور اداری
توانایی مدیریت زمان و اولویتبندی کارها
روحیه پیگیر، جدی، منظم و مسئولیتپذیر
توانایی انجام چند کار همزمان بدون افت کیفیت
توانایی کار در محیط پویا و گاهی پرفشار
آشنایی با نرمافزارهای اداری مانند ورد، اکسل، پاورپوینت و ابزارهای پیامرسان و ایمیل
توانایی نگارش رسمی نامه، پیام، صورتجلسه و گزارش
ظاهر آراسته، رفتار حرفهای و پرستیژ مناسب برای ارتباط با مدیران، مشتریان و مراجعین
محرمانهداری، صداقت و قابل اعتماد بودن
توانایی پیگیری امور تا نتیجه نهایی، نه فقط انتقال پیام
ویژگیهای شخصیتی مورد انتظار
منظم و دقیق
باهوش و سریعالانتقال
خوشبرخورد و حرفهای
قابل اعتماد و رازدار
پیگیر و نتیجهمحور
دارای قدرت حل مسئله
دارای شخصیت آرام اما قاطع
دارای توانایی مدیریت ارتباطات
دارای نظم ذهنی و اجرایی بالا
علاقهمند به رشد و یادگیری
مزیت محسوب میشود
سابقه کار در شرکتهای بازرگانی، خدماتی، تبلیغاتی، مدیریتی یا مجموعههای دارای چند واحد کاری
آشنایی با اصول مکاتبات اداری و گزارشنویسی
توانایی کار با اکسل و تهیه گزارشهای ساده مدیریتی
تجربه هماهنگی جلسات، پیگیری پروژهها یا امور بین واحدی
آشنایی با امور منابع انسانی، استخدام، قراردادها یا امور اداری
توانایی خلاصهسازی مطالب و ارائه گزارش شفاف به مدیرعامل
انتظارات ما از فرد منتخب
ما صرفاً به دنبال فردی برای پاسخگویی تلفن یا انجام امور دفتری ساده نیستیم. فرد منتخب باید بتواند نقش یک بازوی اجرایی قابل اعتماد برای مدیرعامل را ایفا کند؛ یعنی امور را بفهمد، اولویتها را تشخیص دهد، پیگیری کند، گزارش بدهد و اجازه ندهد کارها فراموش یا نیمهتمام بمانند.
در این موقعیت، دقت، پیگیری، محرمانهداری و شخصیت حرفهای اهمیت بسیار بالایی دارد.
مزایا
حقوق ثابت توافقی بر اساس توانایی و تجربه
بیمه
محیط کاری حرفهای و رو به رشد
امکان رشد شغلی در کنار مدیریت ارشد مجموعه
یادگیری مستقیم فرآیندهای مدیریتی، اجرایی و سازمانی
همکاری بلندمدت در صورت رضایت طرفین
توجه: رزومههایی که دارای سابقه مرتبط در زمینه دستیار مدیریت، مسئول دفتر، امور اجرایی یا هماهنگی اداری باشند، در اولویت بررسی قرار خواهند گرفت.
مهارتهای مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- دستیاری مدیریت
- مکاتبات اداری
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
حقوق
- حقوق از ۲۶,۰۰۰,۰۰۰ تومان
جنسیت
- زن