استخدام منشی و مسئول دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
شرح کامل شغل:
شرکت نوآوران زیرساخت ابری داروگ به منظور ارایه خدمات در حوزه سرویس های ابری و بستر های زیرساختی موسوم به "مبتنی بر نرم افزار" در موقعیت شغلی "مسئول دفتر" اقدام به جذب نیرو می نماید. . شما در این موقعیت شغلی به عنوان منشی با تیم مدیریت و دیگر تیم ها همکاری میکنید.
مسئولیت ها
· بایگانی و محافظت و نگهداری مستندات و پیامها و نامه های کاغذی و الکترونیکی
· تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران
· تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی
· دریافت و رسیدگی به ایمیلهای رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
· پاسخگویی به نامهها و ایمیلهای ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان
· پاسخگویی به تلفنها
· رعایت دستورالعملها و مقررات اداری مرتبط با فعالیتها
· آمادهسازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامهریزیشده
· کار با ماشین فکس، سیستمهای تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری
· تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و دستوری آنها
· کار با برنامههای کامپیوتری مانند Excel، Word و سایر نرمافزارهای دفتری
· سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت
· همکاری با سازمانها و مشتریان مربوطه
· انجام امور مربوط به نامهنگاریها و مکاتبات اداری مانند تهیه پیش نویس نامه ها و اخذ تایید از مسئول مربوطه، شماره گذاری نامه، دریافت نامه های ورودی و تحویل به کیرنده مربوطه در شرکت، ارسال و اخذ تایید دریافت نامه از گیرنده، بایگانی نامه های رسمی و غیره
· پاسخگویی به ارباب و رجوع حضوری
· کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر بهصورت مستمر
· برنامهریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریتهای کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
· هماهنگی با تأمینکننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی ،پیک و …
· تنخواهگردانی بر اساس مبالغ تخصیصیافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق
· هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان
· پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیصیافته
· دریافت و جمعآوری فاکتور برای هزینهها و خریدهای انجامشده
· اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
· تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز (کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی)
· جمعآوری اطلاعات جهت تهیه گزارشهای موردنیاز مسئول مافوق
· تهیه و تدوین گزارشات مورد نیاز برای مدیریت
· تایپ ، ویرایش و غلط گیری املایی، انشایی متون مختلف تدوین شده در شرکت
· انجام پیگیری های ممتد اجرایی تا حصول به نتیجه
· تعامل با تیم فروش جهت پیگیری فاکتورها، پیش فاکتورها و پیگیری های وصول مطالبات
نیازمندی ها
· حداقل 3 سال تجربه مشابه
· پیگیر و صبور
· روابط عمومی بالا
· مسئولیتپذیری
· توانایی اولویتبندی کارها
· مدیریت استرس
· تسلط بر انجام کارهای همزمان
· تسلط بر نرمافزارهای Office
· اصول و فنون مذاکره حضوری و تلفنی
· تسلط به تایپ فارسی و انگلیسی
· مهارتهای نوشتاری و گفتاری خوب
· مهارت سازماندهی و مدیریت زمان و برقراری هماهنگی بین مدیران و مسئولین بخشهای مختلف
· آشنایی با دستور زبان و نحوه نامهنگاری
· رعایت انضباط کاری و وقتشناس
· متعهد به انجام فعالیتهای محوله با دقت و کیفیت همراه با توجه به جزییات
· انعطافپذیر
· رازداری
داشتن هریک از مهارت های زیر به عنوان امتیاز محسوب میشود.
· تجربه کار فرایند محور
· تجربه کار با یک نرم افزار CRM
مزایا
· امکان استفاده از امکانات درمانی، ورزشی و رفاهی
· تسهیلات شرکت در دوره های آموزشی
· امکان توسعه مهارت های فردی و شغلی
· امکان استفاده از وام پرسنلی
مهارتهای مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- Microsoft Office
- پاسخگویی به تلفن
- مکاتبات اداری
- هماهنگی جلسات
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن