استخدام مسئول دفتر (واحد عملیات)
شرح موقعیت شغلی
- درک و اجرای خط‌مشی‌ها و سیاست‌های شرکت و همسو کردن فعالیت‌ها با اهداف سازمان
- ارائه گزارش‌های دوره‌ای و مداوم به مدیر مربوطه درباره وضعیت پیشرفت کارها
- تسلط کامل به دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌های شرکت
- مدیریت و هماهنگی برنامه‌ها، جلسات و قرار ملاقات‌های مدیر مربوطه و پیگیری تا تحقق کامل آن‌ها
- یادآوری زمان جلسات و قرارها به مدیر و ارائه تقویم زمانی منظم
- هماهنگی و اطمینان از آماده‌بودن تجهیزات و اتاق جلسات قبل از برگزاری جلسات
- مدیریت و پیگیری دریافت و ارسال ایمیل‌ها، نامه‌ها و تماس‌های کاری به‌صورت منظم و دقیق
- تنظیم و تهیه پیش‌نویس نامه‌های رسمی طبق دستور مدیر مربوطه و اخذ تأییدیه نهایی محتوای آن‌ها
- پیگیری چرخه کار و وضعیت نامه‌های صادره و وارده تا حصول نتیجه نهایی یا دریافت دستور توقف
- پیگیری مؤثر وظایف محوله از سوی مدیریت تا تکمیل نهایی
- هماهنگی ارسال و دریافت مرسولات اداری
- حفظ و مدیریت اسناد و اطلاعات محرمانه با دقت و مسئولیت‌پذیری بالا
- پاسخگویی به تماس‌ها، ایمیل‌ها، پیام‌ها و فکس‌های وارده به‌صورت حرفه‌ای و مؤدبانه
- تنظیم گزارش‌های دقیق از فعالیت‌های مختلف واحد برای ارائه به مدیر
- هماهنگی و مدیریت برگزاری رویدادها، جلسات و کنفرانس‌های واحد
توانمندی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز:
- روابط‌عمومی قوی و مهارت در برقراری ارتباط مؤثر
- اعتمادبه‌نفس بالا و توانایی تصمیم‌گیری در لحظات حساس
- تمرکز و دقت زیاد در انجام وظایف
- مسئولیت‌پذیری بالا و روحیه پیگیری مداوم
- مهارت در مدیریت زمان و توانایی کنترل استرس
- توانایی انجام چند وظیفه به‌صورت هم‌زمان با دقت و کیفیت
- حفظ محرمانگی و تعهد به رازداری
- تسلط بر نرم‌افزارهای مجموعه آفیس (Word، Excel، Outlook و ...)
- تسلط بر اصول و قواعد مکاتبات اداری
- آشنایی با گزارش‌نویسی و مستندسازی
- آشنایی با مباحث پایه‌ای کامپیوتر و اینترنت
مهارت‌های مورد نیاز
- Microsoft Office
- امور اداری
- مکاتبات اداری
- پیگیری امور
حداقل سابقه کار
- مهم نیست
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- معافیت دائم پایان خدمت