استخدام منشی مدیر عامل(خانم)
شرح موقعیت شغلی
مهارت‌های منشی
دارای مهارت‌های عمومی ومهارتهای تخصصی شامل:
- پیگیری
- روابط عمومی خوب
- مسئولیت‌پذیری
- مدیریت استرس
- تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان
مهارت‌های تخصصی
- تسلط بر نرم‌افزارهای Office
- اصول و فنون مذاکره حضوری و تلفنی
- توانایی انجام فعالیت‌های اداری
- آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
شرح وظایف منشی
مهم‌ترین مسئولیت های منشی در زیر آمده است:
- درک خط‌مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد/شرکت در رابطه با آن‌ها
- تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی
- رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
- پاسخگویی به تلفن متقاضیان ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق
- ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق
- برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
- یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه
- آماده‌سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.
- ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز
- دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
- تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید.
- تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
- ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل،پست،پیک و …)
- کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخگویی به آن.
- دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان .
- شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره .
- نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه ، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی
- پاسخگویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق .
- پاسخگویی به ارباب و رجوع حضوری .
- کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر.
- تکمیل فرم گزارش و ورد و خروج ( تایم شیت) در صورت نیاز و اعلام مسئول مافوق.
- پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه .
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
- هماهنگی با تأمین‌کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی ،پیک و …
- تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
- پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته.
- جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های موردنیاز مسئول مافوق.
- محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه .
- هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان .
- رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
- رعایت موارد ایمنی در حین انجام فعالیت‌ها.
- انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.
- و …
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- پاسخگویی به تلفن
- Microsoft Office
- اصول و فنون مذاکره
- تایپ
- مکاتبات اداری
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
حقوق
- حقوق حقوق پایه (وزارت کار)
جنسیت
- زن