استخدام مسئول دفتر مدیرعامل

 شرح شغل و وظایف

    برنامه ریزی برای کارهای روزانه مدیر عامل مانند: جلسات کاری و اعلام زمان بازدیدها، تماس ها، چک کردن پیام و ایمیل های کاری، نحوه پذیرایی از مهمان ها.
    همراهی مدیر در جلسات، قرارهای ملاقات و سفر ها.
    انجام هماهنگی های لازم و اطلاع رسانی برای جلسات داخل شرکت مانند: جلسات اعضاء هیئت مدیره، کارکنان و مدیر، جلسات آموزشی کارمندان.
    بایگانی تمامی فاکتور ها، یادداشت ها، اسناد و گزارش های مالی و مهم شرکت.
    مدیریت بر تماس های دریافتی، سؤالات و درخواست های کارکنان و همچنین مشتریان.
    انجام پروژه های تحقیقاتی و پژوهشی.
    در برخی مواقع، جواب دهی به ایمیل ها، تماس و نامه های دریافتی از سوی مشتریان و شرکاء کاری، از جانب مدیر.
    در صورتی که مدیر در سفر کاری باشد و یا به هر دلیلی حضور فیزیکی در شرکت نداشته باشد، ارزیابی و مدیریت بخش های مختلف شرکت و کارمندان بر عهده دستیار خواهد بود.
    ثبت سوابق و رزومه های دریافتی از کارمندان و متقاضیان استخدام.
    اطلاع رسانی بخش نامه ها، آیین نامه ها، قوانین داخلی جدید و تصمیمات لازم الاجرای مدیر به کلیه بخش های اداری و سازمانی.
    تهیه و ارائه گزارش از تخلفات، نقض مقررات کارمندان
    رسیدگی و اعلام وضعیت قراردادهای شرکت، تعویق در پرداختی و عدم تعهد به مفاد قرارداد از سوی مشتریان و شرکاء.

مهارت و توانمندی ها
    مهارت های نرمی همچون: برنامه ریزی، حل مسئله، ارتباط مؤثر، تاب آوری، مدیریت زمان، همدلی، شناخت و درک احساسات افراد و …
    نظم، خویشتن داری، انعطاف، تعهد، قابل اعتماد بودن و مسئولیت پذیری بالا
    دید کل نگر و همزمان دقت به جزئیات امور
    درک سریع مشکلات و تخلفات پیش آمده
    تسلط بر مهارت های 7 گانه کامپیوتر
    روابط عمومی بالا و داشتن روحیه کار تیمی
    تفکر نقاد یا انتقادی
    تسلط بر زبان انگلیسی و یادگیری سایر زبان ها بسته به نوع همکاری شرکت با کشورهای مختلف
    توانایی فعالیت در شرایط کاری سخت و پرفشار
    آراستگی ظاهری
    مهارت سخت یا دانش فنی مورد نیاز
    حفظ اطلاعات محرمانه و رازداری
    توانایی در تحلیل سیستماتیک