استخدام مسوول دفتر

شرح موقعیت شغلی

نقش مسوول دفتر را نباید دستكم گرفت. 

انتظار می رود كه او روزانه كارها را سازماندهی كند، مشاور خوبی برای مدیر خود باشد و بتواند از عهده ی كار فراوان نیز برآید. منشی مدیرعامل عضوی از یك گروه اجرایی است كه باید نیازها، اهداف و انگیزه های همه ی اعضا را درك كند و برای پیشرفت و بهبود وضعیت كاری گروه هوشیارانه عمل كند. به دلیل ارتباط کاری زیاد با کارکنان شرکت (سازمان) و مخصوصا مدیریت ارشد بتواند خوب حرف بزند و بنویسد. 

چه عواملی باعث موفقیت منشی مدیرعامل می شود؟ ●عملكرد او تا چه حد با اهداف سازمانی مرتبط است؟ 

۱- كمك به موفقیت مدیر

▪ منشی باید مدیرعامل خود را همیشه مطلع و هماهنگ نگاه دارد. ▪ باید درك خوبی از سیستم مدیریتی، ساختاری و عملكرد محل كار خود داشته باشد. 

▪اولویتها را تشخیص بدهد. ▪ برای فائق شدن بر مشكلات ابتكار عمل داشته باشد. ▪ راه حلهایی به مدیر ارائه بدهد و احترام و اعتبار برای خود به دست بیاورد. 

۲- مدیریت زمان

▪ منشی باید زمان خود و مدیرعاملش را سازماندهی كند. ▪ برنامه ریزی، نظارت و اولویت دهی ▪ شناسایی كسانی كه زمان را هدر می دهند 

۳- ارتباطات

پاسخگویی تلفن ها به زبان فارسی و انگلیسی ▪ منشی باید روابط عمومی عالی داشته باشد و خوب و روان حرف بزند . تایپ اینگلیسی اش عالی باشد. خوب بشنود و درك كند. ▪ نظر خود را با دلیل ارائه دهد. ▪ جلسات موثر برگزار كند. ▪ آشنایی با دستور زبان و نحوه نامه نگاری – زیرا در خیلی از شرکت ها نامه های اداری توسط منشی تایپ می شود.

 

وظایف منشی/مسئول دفتر

▪ نگهداری مستندات و پیام های کاغذی و الکترونیکی▪ تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران▪دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت ▪پاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان ▪ پاسخگویی به تلفن ها ▪ کار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری و بایگانی درست و اصولی و اتوماسیون اداری▪ تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آنها* کار با برنامه های کامپیوتری مانند Excel، Word، Access و سایر برنامه های نرم افزاری دفتری▪ و سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت و حتی سلیقه مدیریت ▪ دقت و توجه به جزئیات* توانایی تحمل فشار کاری زیاد و انجام به موقع کارها▪ توانایی کار تیمی – زیرا مسئول دفتر یا منشی در بسیاری از شرکت ها بیشترین ارتباط را با سایر افراد داخل یا خارج از شرکت بر عهده دارد و لازم است بتواند با آنها تعامل مثبت و سازنده ای داشته باشد.▪ رازداری –  زیرا منشی نزدیکترین شخص به مدیر است و رازداری از ویژگی های مهم او برای مدیریت به حساب می آید.

مهارت‌های مورد نیاز

• هماهنگی امور
• مدیریت زمان
• پاسخگویی به تلفن
• روابط عمومی بالا
• تایپ انگلیسی
• هماهنگی جلسات
• نامه نگاری اداری
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft Access

زبان‌های مورد نیاز

• انگلیسی

حداقل سابقه کار

• سه تا شش سال

جنسیت

• زن

مشاهده آگهی‌های استخدام مشابه