استخدام مسئول دفتر(خانم-مشهد)
شرح موقعیت شغلی
- درک خطمشی شرکت و همسو نمودن فعالیتهای واحد/شرکت در رابطه با آنها
- تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش دهی به مدیریت ارشد
- اطلاع از دستورالعملها و مقررات اداری مرتبط با فعالیتها
- پاسخگویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
- ثبت تماسهای دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
- تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها.
- ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان بر اساس سلسه مراتب سازمانی مطابق چارت سازمانی .
- یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقاتها به مدیر مربوطه
- برنامهریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
- برنامهریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
- هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامهریزیشده
- دریافت و ارسال ایمیلهای مرتبط با فعالیتهای کاری.
- تدوین گزارشهای موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق.
- تنظیم پیشنویس نامههای صادره طبق دستور مدیر مافوق .
- کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر بهصورت مستمر
- پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه .
- پاسخگویی به ارباب و رجوع بهصورت حضوری .
- برنامهریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریتهای مدیرمافوق ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … ).
- ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق .
- هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخصشده
- شناسایی تأمینکنندگان حملونقل ، چاپ و …
- درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر
- هماهنگی با تأمینکننده جهت دریافت خدمات نظیر آژانس هواپیمایی و …
- ثبت گزارشهای تنخواه و اعلام به مدیر مافوق.
- جمعآوری اطلاعات جهت آمادهسازی گزارش موردنیاز مدیر مافوق.
- محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
- درخواست خرید کالای موردنیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
- همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع موردنیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی.( طرحریزی بودجه واحد).
- ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.
- ارائه پیشنهادت جهت بهبود فعالیتهای واحد.
- درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف عدم انطباقهای بالفعل و بالقوه
- انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق
مهارتهای مورد نیاز
- امور اداری
- Microsoft Office
حداقل سابقه کار
- مهم نیست
جنسیت
- زن