استخدام کارشناس دبیرخانه
شرح موقعیت شغلی
· انجام امور دبیرخانه و بایگانی
· ثبت، شماره‌گذاری، توزیع و پیگیری دقیق کلیه نامه‌های وارده و صادره (فیزیکی و الکترونیکی)
· مدیریت چرخه عمر اسناد رسمی شرکت از ایجاد تا بایگانی یا امحاء، مطابق با آیین‌نامه‌های داخلی
· اسکن، دسته‌بندی و بایگانی منظم اسناد و مدارک مهم در سیستم‌های دیجیتال و فیزیکی
· اطمینان از رعایت فرمت استاندارد و پروتکل‌های رسمی شرکت در تمامی مکاتبات
· همکاری نزدیک با واحدهای حقوقی، مالی، منابع انسانی و حراست جهت مدیریت اسناد حساس و محرمانه
شرایط احراز:
· حداقل ۳ سال سابقه کاری در حوزه‌های دفتری، اداری
· مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، حقوق، حسابداری یا رشته‌های مشابه
· تسلط کامل به ابزارها و نرم‌افزارهای اداری همانند Outlook، ...
· آشنایی کامل با سیستم کدگذاری و شماره‌گذاری مکاتبات دبیرخانه
· آشنایی با فرآیندهای دبیرخانه‌ای در سازمان‌های بزرگ
· دقت بالا، مسئولیت‌پذیری و توانایی مدیریت چندین فرآیند به صورت همزمان
· مهارت ارتباطی قوی و توانایی هماهنگی با بخش‌های مختلف سازمان
· توانایی تحلیل، حل مسئله و ارائه راهکارهای بهبود
مهارت‌های مورد نیاز
- مکاتبات اداری
- امور اداری
- Microsoft Office
- دبیر خانه
- امور اداری و دبیرخانه
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست