استخدام رئیس دفتر(خانم)
شرح موقعیت شغلی
مهارت‌های عمومی
- روابط عمومی بالا و خوش رو بودن
- تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان
- پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج
- حافظه خوب و حضور ذهن
- صبر و تحمل بالا
- رازداری در فعالیت‌های اداری
- رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس
- متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت
مهارت‌های تخصصی
- تسلط بر نرم‌افزارهای Office
- آشنایی با زبان انگلیسی
- توانایی انجام مکاتبات اداری
- آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
- توانایی گزارش دهی
شرح وظایف مسئول دفتر
- پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
- پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به‌صورت حضوری
- برقراری تماس‌ها مطابق درخواست مدیران
- برنامه‌ریزی و هماهنگی و یادآوری جهت برگزاری جلسات و ملاقاتها
- هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
- دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
- تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق.
- تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق.
- تنظیم پیش‌نویس قراردادها مطابق فرمت طبق دستور مدیر مافوق .
- دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارها, قراردادها و مرسولات واحد به گیرندگان مرتبط
- کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
- پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه .
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیرمافوق ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و …
- شناسایی, درخواست و هماهنگی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل ، چاپ و …
- جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش های موردنیاز مدیر مافوق
- جمع آوری اطلاعات پروژه ها جهت به روزرسانی وبسایت
- ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.
- انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق
مهارت‌های مورد نیاز
- پیگیری امور
- مکاتبات اداری
- Microsoft Office
- تایپ
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن