استخدام منشی و مسئول دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
مهارتهای عمومی
- پیگیری مستمر
- روابط عمومی خوب
- ظاهری آراسته و مرتب
- مسئولیتپذیری
- مدیریت استرس
- تسلط بر انجام کارهای همزمان
مهارتهای تخصصی
- تسلط بر نرمافزارهای Office , Outlook
- اصول و فنون مذاکره حضوری و تلفنی
- توانایی انجام فعالیتهای اداری
- آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
مهمترین ویژگیهای فردی منشی :
- حافظه خوب و حضور ذهن
- صبر و تحمل
- خوشرو بودن و رفتار محترمانه
- رازداری در فعالیتهای اداری
- رعایت انضباط کاری و وقتشناس
- متعهد به انجام فعالیتهای محوله با دقت و کیفیت
- انعطافپذیر
- روابط عمومی خوب
- پیگیری دستورات مسئول مافوق
- پیگیری مستمر فعالیتها تا تحقق دستیابی به نتایج
- آشنایی با پذیرایی و تشریفات پذیرایی
شرح وظایف منشی
- درك خطمشی شرکت و همسو نمودن فعالیتهای واحد/شرکت در رابطه با آنها
- تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی
- رعایت دستورالعملها و مقررات اداری مرتبط با فعالیتها
- پاسخگویی به تلفن متقاضیان ارسال پیامهای تلفنی و فاکس به مسئول مافوق
- دریافت فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه.
- ثبت تماسهای دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق
- برنامهریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
- یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه
- آمادهسازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.
- ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز
- آمادهسازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامهریزیشده.
- دریافت و ارسال ایمیلهای مرتبط با فعالیتهای کاری.
- تدوین گزارشهای موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید.
- تنظیم پیشنویس نامههای صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
- ارسال نامههای تائید شده به گیرندگان مشخصشده (از طریق ایمیل،پست،پیک و …)
- کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخگویی به آن.
- دریافت نامههای درونسازمانی و نامههای وارده از برون سازمان .
- شمارهگذاری نامههای وارده و صادره .
- نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه ، فایلها و اسناد مختلف دریافتی
- پاسخگویی به تماسهای دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق .
- پاسخگویی به ارباب و رجوع حضوری .
- کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر بهصورت مستمر.
- تکمیل فرم گزارش و ورد و خروج ( تایم شیت)
- پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه .
- شناسایی تأمینکنندگان حملونقل ،چاپ و … جهت انجام خدمات اداری
- برنامهریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریتهای کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
- هماهنگی با تأمینکننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی ،پیک و …
- پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیصیافته.
- دریافت و جمعآوری فاکتور برای هزینهها و خریدهای انجامشده.
- اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
- تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز ( کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی )
- جمعآوری اطلاعات جهت تهیه گزارشهای موردنیاز مسئول مافوق.
- محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه .
- هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان .
- محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و …
- رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
- رعایت موارد ایمنی در حین انجام فعالیتها.
- انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.
مهارتهای مورد نیاز
- پاسخگویی به تلفن
- امور اداری
- Microsoft Office
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن